Auch eine leerstehende Wohnung kann Einsparungen bringen – wie lassen sich Kosten für die Suche nach einem Mieter absetzen?

Eine leere Wohnung muss nicht nur Verluste bedeuten. Wird aktiv nach einem Mieter gesucht – durch Anzeigen, Kontaktaufnahme mit Interessenten oder über einen Makler – kann die Vermietungsabsicht nachgewiesen und ein Teil der Ausgaben als Werbungskosten der Vermietung abgerechnet werden. Entscheidend sind Nachweise: Anzeigen, Rechnungen, Korrespondenz und Notizen zu Besichtigungen. Im deutschen Recht gibt es zudem die Grundsteuererleichterung für leerstehende Immobilien, wenn die Miete unter 50 % der möglichen Marktmiete gesunken ist und der fehlende Mieter nicht selbst verschuldet ist. Der Antrag wird grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres gestellt. 

Wann kann eine leere Wohnung steuerlich abziehbare Kosten begründen?

Eine leere Wohnung kann steuerlich abziehbare Kosten begründen, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Immobilie auf dauerhafte Vermietung ausgerichtet ist und aktiv nach einem Mieter gesucht wird. Es geht also nicht darum, dass die Wohnung einige Wochen oder Monate ohne Mieter steht. Entscheidend ist, was in dieser Zeit unternommen wird.

War die Immobilie bereits zuvor vermietet und wird nach dem Auszug des Mieters nach einer weiteren Person gesucht, betrachtet die Behörde den Fall meist pragmatischer. Es gab eine Vermietung, es gab Einnahmen, und nun besteht eine Unterbrechung. Eine solche Unterbrechung kann normal sein: Wände müssen aufgefrischt, Geräte repariert, Fotos erstellt, eine Anzeige geschaltet und der Preis angepasst werden. Problematisch wird es erst, wenn keine Nachweise dafür vorliegen, dass die Suche nach einem Mieter tatsächlich läuft.

Anders liegt der Fall, wenn die Wohnung noch nie vermietet war. Dann muss die Vermietungsabsicht bei leerstehenden Immobilien umso deutlicher belegt werden. Einfache Nachweise helfen:  Datum der Veröffentlichung der Anzeige, Angebotsbeschreibung, Nachrichten von Interessenten, Bestätigungen von Besichtigungen, Rechnungen für die Vorbereitung der Immobilie. Wird ein Steuerberater eingeschaltet, sollten diese Unterlagen sofort übergeben werden, damit die Historie nicht erst Monate später rekonstruiert werden muss.

Zu den Kosten können unter anderem gehören:

• Verwaltungsgebühren für die Immobilie,
• Kosten für Anzeigen,
• Maklerprovision,
• Aufwendungen für kleinere Reparaturen,
• Kosten für die Vorbereitung der Wohnung zur Besichtigung durch Mieter,
• Zinsen aus einem der Immobilie zugeordneten Darlehen, sofern die Voraussetzungen für den Abzug erfüllt sind.

Am einfachsten lässt sich diese Regel so merken:  Die Kosten müssen mit der Vermietung der Immobilie zusammenhängen – auch während eines vorübergehenden Leerstands – und nicht mit der privaten Nutzung der Wohnung. Wird Farbe gekauft, um die Wohnung vor der Veröffentlichung einer Anzeige aufzufrischen, ist dies leichter zu vertreten. Bleibt die Immobilie seit Jahren unvermietet und existieren keinerlei Anzeigen oder Kontakte zu Mietinteressenten, wird die Verteidigung gegenüber der Behörde schwierig.

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Es sollte nicht Geld ausgegeben werden, nur weil es sich „ja ohnehin von der Steuer absetzen lässt“. Der Abzug als Kosten bedeutet keine Erstattung des gesamten ausgegebenen Betrags – der Aufwand mindert lediglich das zu versteuernde Einkommen. Kostet also eine bezahlte Hervorhebung der Anzeige 200 €, sollte zunächst geprüft werden, ob dadurch die Chance auf einen Mieter tatsächlich steigt. Steuerlich kann der Aufwand vorteilhaft sein, wirtschaftlich geht er jedoch weiterhin zulasten des eigenen Geldbeutels.

Wie wird die Vermietungsabsicht gegenüber der Behörde nachgewiesen?

Die Zweckbestimmung der Immobilie zur Vermietung wird vor allem durch regelmäßige, konkrete und überprüfbare Maßnahmen nachgewiesen. Eine Erklärung wie „ich wollte vermieten“ ist zu schwach. Die Behörde benötigt Spuren, die zeigen, dass die Wohnung tatsächlich am Markt angeboten wurde.

Unterlagen sollten bereits ab dem ersten Tag des Leerstands geordnet werden. Nicht erst warten, bis eine Erklärung verlangt wird. Screenshots von Anzeigen anfertigen, Bestätigungen bezahlter Veröffentlichungen aufbewahren und die Korrespondenz mit Mietinteressenten sichern. Rufen mehrere Personen an, sollte eine kurze Notiz erstellt werden: Datum, Name, Thema des Gesprächs, Grund für die ausbleibende Entscheidung. Es muss kein ausführlicher Bericht sein. Wichtig ist, dass sich später nachvollziehen lässt, dass aktiv nach einem Mieter gesucht wurde.

Wird ein Immobilienbüro eingeschaltet, sollten der Vertrag und die Nachrichten des Maklers aufbewahrt werden. Das gehört zu den stärksten Nachweisen, weil damit nicht nur eine Anzeige geschaltet, sondern jemand mit tatsächlichen Maßnahmen beauftragt wurde. Im Rahmen einer Steuerberatung sind solche Unterlagen bei der Erstellung der Abrechnung sehr hilfreich, weil sich damit Ausgaben mit einem konkreten Zweck verbinden lassen: der Vermietung und nicht dem privaten Besitz der Wohnung.

Ein gut vorbereiteter Dokumentensatz kann enthalten:

• Kopien der Anzeigen mit Veröffentlichungsdaten,
• Verlauf der Aktualisierungen der Anzeige,
• Rechnungen für Anzeigen und Bewerbung des Angebots,
• Vertrag mit dem Makler,
• Korrespondenz mit Interessenten,
• Bestätigungen von Wohnungsbesichtigungen,
• Fotos der Immobilie nach Renovierung oder Auffrischung,
• Dokumentation der Mietpreisanpassung, wenn auf den Markt reagiert wird.

Welche Kosten können während der Suche nach einem Mieter abgerechnet werden?

Während der Suche nach einem Mieter können Aufwendungen abgerechnet werden, die sachlich mit der Vorbereitung der Wohnung zur Vermietung und ihrer Bereithaltung für den Mieter zusammenhängen. Nicht jede Rechnung wird automatisch zu einem abziehbaren Kostenposten – entscheidend sind der Zusammenhang mit den Einnahmen, der Zweck der Ausgabe und die Nachweise. Zu solchen Kosten können unter anderem Verwaltungsgebühren, Betriebskosten, minimale Medienkosten oder Versicherungen gehören, sofern die Immobilie tatsächlich auf einen Mieter wartet.

Eine gesonderte Gruppe bilden Ausgaben, die helfen, einen Mieter zu finden: Anzeigen, Hervorhebungen des Angebots, professionelle Fotos, für das Portal erstellte Objektbeschreibungen oder die Maklerprovision. Abziehbar können auch Reparaturen und Auffrischungen der Immobilie sein, etwa das Streichen von Wänden, der Austausch einer beschädigten Armatur, die Reparatur einer Tür oder einer defekten Steckdose. Rechnungen, Fotos „vorher und nachher“ sowie eine kurze Notiz, warum die jeweilige Arbeit erforderlich war, sollten aufbewahrt werden.

Bei der Abrechnung reicht es nicht aus, nur einen pauschalen Betrag als „Renovierung“ einzutragen. Besser ist es, anzugeben, was gemacht wurde, wann, zu welchem Preis, zu welchem Zweck und ob die Wohnung zu diesem Zeitpunkt Mietinteressenten angeboten wurde. Bei größeren Sanierungen ist Vorsicht geboten – ziehen sich die Arbeiten über Jahre hin und fehlen Anzeigen, Zeitplan oder sichtbarer Fortschritt, kann die Behörde annehmen, dass die Vermietung nicht tatsächlich beabsichtigt war.

Grundsteuer-Ermäßigung bei Leerstand – wann kann ein Teil der Steuer zurückgeholt werden? 

Die Steuer auf unbebaute oder leerstehende Immobilien kann teilweise gemindert oder erstattet werden, wenn aus Gründen, die nicht selbst zu vertreten sind, ein deutlich geringerer Mieterlös erzielt wird. Voraussetzung ist ein Ertrag von unter 50% der möglichen Marktmiete und die Frist für die Antragstellung bis 31. März des Folgejahres. Dieses Datum ist wichtig, da nach seinem Ablauf die Rückerstattung eines Teils der Steuer unmöglich sein kann.

In der Praxis geht es um eine Situation, in der die Wohnung zwar eine bestimmte Miete erzielen könnte, der tatsächliche Ertrag aber wegen Leerstands oder Zahlungsproblemen deutlich niedriger ausfällt. Zahlt der Mieter trotz Mahnungen nicht, liegt eine andere Lage vor als dann, wenn die Vermietung selbst blockiert wird, ein unrealistischer Preis verlangt wird oder auf Anfragen nicht reagiert wird. Die Behörde prüft das Verschulden des Eigentümers. Der Ausfall von Einnahmen darf nicht auf eigener Untätigkeit beruhen.

Es handelt sich nicht um eine automatische Begünstigung für jede leerstehende Einheit – es muss nachgewiesen werden, dass die Suche nach einem Mieter intensiv und sachgerecht erfolgte und der Einnahmenausfall nicht auf eigener Untätigkeit beruhte. Zusammenzustellen sind Unterlagen, die belegen, dass die Einheit zur Vermietung bestimmt war, der Ertrag unter ein wesentliches Niveau gefallen ist und dies nicht durch unterlassene Maßnahmen selbst verursacht wurde. 

In diesem Zusammenhang taucht auch der Begriff Steuererklärung für leerstehende Immobilien auf, doch er bezeichnet nicht immer ein einziges einfaches Formular – in der Praxis kann es sich um einen Antrag, Erläuterungen und Unterlagen handeln, die bei der zuständigen Gemeinde und in Stadtstaaten beim Finanzamt einzureichen sind. Die Grundsteuerermäßigung (Erlass der Grundsteuer nach §33 GrStG) erfordert Nachweise; daher sollten Anzeigen, Antworten von Interessenten, Bestätigungen von Besichtigungen, die Korrespondenz mit dem Makler und die Begründung der Mietpreisgestaltung aufbewahrt werden. 

Wie werden die Unterlagen für die Abrechnung einer leerstehenden Wohnung vorbereitet?

Die Unterlagen für die Abrechnung einer leerstehenden Wohnung sollten so vorbereitet werden, dass eine einfache Chronologie erkennbar ist: wann die Einheit leer stand, warum kein Mieter vorhanden war, welche Kosten angefallen sind und was unternommen wurde, um einen Mieter zu finden. Am besten mit einer kurzen Zeitleiste beginnen – die Monate des Leerstands auflisten und daneben konkrete Maßnahmen wie Renovierung, Veröffentlichung einer Anzeige, Wohnungsbesichtigung, Kontakt mit dem Makler, Anpassung des Preises oder Gespräche mit Interessenten eintragen. Es muss kein umfangreiches Dokument sein. Eine Tabelle oder eine Textdatei genügt, sofern die Daten mit Rechnungen, Anzeigen und Korrespondenz übereinstimmen.

Danach die Ausgaben nach Kategorien ordnen: Instandhaltung der Einheit, Reparaturen, Marketing, Makler und Finanzierung. Bei höheren Kosten eine kurze Erläuterung hinzufügen, etwa dass das Streichen des Zimmers vor der Veröffentlichung eines neuen Angebots erforderlich war. Bei Leerstand sind insbesondere Zahlungsnachweise, Reparaturrechnungen, der Maklervertrag, Screenshots von Anzeigen mit Datum, Nachrichten von Interessenten, Notizen zu Wohnungsbesichtigungen, Preisvergleiche ähnlicher Objekte sowie Unterlagen für den Antrag auf Steuerermäßigung oder Steuererstattung hilfreich. Wer sich für die Steuer auf leerstehende Immobilien interessiert, sollte die Frist beachten — der Antrag ist bis zum 31. März des Folgejahres einzureichen.

Eine leere Wohnung kann weiterhin steuerlich von Vorteil sein, wenn sich der Vermietungswille für die Einheit nachweisen lässt, die aktive Suche nach einem Mieter und der Zusammenhang der entstandenen Kosten mit der künftigen Vermietung. Die Unterlagen sollten geprüft, Rechnungen und Anzeigen geordnet und fachliche Unterstützung genutzt werden, um den Leerstand sowie eine mögliche Ermäßigung bei der Grundsteuer rechtssicher abzurechnen. 

FAQ 

Können Kosten für die Mietersuche abgesetzt werden, wenn die Wohnung leer steht?

Ja. Kosten können auch dann abgesetzt werden, wenn die Wohnung vorübergehend keine Miete einbringt, sofern weiterhin tatsächlich die Absicht besteht, sie zu vermieten. Entscheidend sind konkrete Maßnahmen wie das Schalten von Anzeigen, die Beantwortung von Anfragen oder die Zusammenarbeit mit einem Makler.

Welche mit der Suche nach einem Mieter verbundenen Kosten können abgesetzt werden?

Zu den Kosten können u. a. bezahlte Anzeigen, die Bewerbung des Angebots, Maklerleistungen, die Erstellung von Fotos sowie andere unmittelbar mit der Gewinnung eines Mieters verbundene Ausgaben gehören. Grundsätzlich muss ein Zusammenhang zwischen der Ausgabe und der Erzielung, Sicherung oder Erhaltung von Mieteinnahmen bestehen.

Kann die Maklerprovision für die Vermittlung eines Mieters von der Steuer abgesetzt werden?

Ja. Wurde ein Makler mit der Suche nach einem Mieter beauftragt, kann seine Vergütung als Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung gelten. Abzugrenzen ist diese Provision jedoch von einer beim Kauf der Immobilie gezahlten Maklerprovision, die Bestandteil der Anschaffungskosten sein kann.

Können vor der ersten Vermietung einer Wohnung entstandene Kosten abgesetzt werden?

Ja, das ist als sogenannte vorweggenommene Werbungskosten möglich. Erforderlich ist jedoch der Nachweis, dass die Entscheidung zur Vermietung bereits konkret und endgültig getroffen war. Hilfreich sind Anzeigen, der Vertrag mit dem Makler, Korrespondenz mit Interessenten sowie weitere Maßnahmen, die bereits vor der ersten Vermietung ergriffen wurden.

Wie lange können Kosten während des Leerstands abgesetzt werden?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Monatszahl, nach deren Ablauf das Abzugsrecht automatisch endet. Maßgeblich ist, ob der Eigentümer weiterhin ernsthaft und regelmäßig versucht, die Wohnung zu vermieten. Ein längerer Mangel an Maßnahmen kann jedoch dazu führen, dass das Finanzamt den weiteren Kostenabzug beanstandet.

Was ist zu tun, wenn sich über lange Zeit kein Mieter finden lässt?

Es empfiehlt sich nicht nur, dieselbe Anzeige zu erneuern, sondern auch auf die Marktsituation zu reagieren: die Miethöhe zu prüfen, die Art der Bewerbung des Angebots zu ändern oder andere Kanäle für die Mietersuche zu nutzen. Eine monatelange Vermarktung der Wohnung ohne Reaktion auf mangelndes Interesse kann das Argument schwächen, dass tatsächlich die Vermietung der Einheit angestrebt wird.

Kann die Wohnung während der Mietersuche privat genutzt werden?

Private Nutzung der Einheit kann die vollständige Zuordnung der Kosten zur Vermietung erschweren. Ist die Wohnung tatsächlich zur Erzielung von Einnahmen bestimmt, sollte sie für potenzielle Mieter verfügbar bleiben. Bei teilweiser privater Nutzung kann eine entsprechende Aufteilung der Kosten erforderlich sein.

Können Kreditzinsen auch während des Leerstands abgesetzt werden?

Ja, sofern der Kredit weiterhin mit der vermieteten Immobilie verbunden ist und der Vermietungswille nicht aufgegeben wurde. Nach deutschem Recht gehören Zinsen, die in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der betreffenden Einkunftsquelle stehen, zu den Werbungskosten.

Welcher Teil der Grundsteuer kann wegen Leerstands zurückgeholt werden?

Bei bebauten Immobilien ist eine Ermäßigung von 25% der Grundsteuer möglich, wenn der normale Ertrag aus der Immobilie aus Gründen, die der Eigentümer nicht zu vertreten hat, um mehr als 50% gesunken ist. Beträgt der Rückgang 100%, kann die Ermäßigung 50% der Steuer betragen. Der Antrag muss bis zum 31. März des auf das betreffende Jahr folgenden Jahres gestellt werden.

Wo werden die während der Mietersuche entstandenen Kosten angegeben?

Mit der vermieteten Immobilie zusammenhängende Kosten werden in der Einkommensteuererklärung aus Vermietung und Verpachtung grundsätzlich in der Anlage V erfasst. Sinnvoll ist es, jede Ausgabe der konkreten Immobilie zuzuordnen und den Beleg aufzubewahren, der sowohl die Höhe der Aufwendung als auch den Zusammenhang mit der Vermietung nachweist.