¿Qué es el certificado de retenciones salariales y qué información contiene?

Al final del año, todo trabajador en Alemania debería recibir de su empleador un certificado de retenciones salariales. Este documento permite verificar los ingresos anuales así como los impuestos y contribuciones a la seguridad social pagados. El formulario también contiene numerosa información adicional relevante para la elaboración de la declaración anual de la renta en Alemania. ¿Qué es exactamente el certificado de retenciones salariales? ¿Qué otros datos figuran en él? ¿Cuándo se emite el certificado de retenciones salariales? En la presente contribución se resumen los datos más importantes sobre el certificado alemán de retenciones salariales.

Certificado de retenciones salariales alemán – ¿qué es exactamente?

El certificado de retenciones salariales (LSB) es un documento oficial emitido por el empleador que contiene un resumen de los ingresos anuales, los impuestos retenidos y las contribuciones a la seguridad social. Constituye uno de los documentos más relevantes para la declaración tributaria anual y es imprescindible para la liquidación ante la administración tributaria.

Todo empleador está obligado a emitir este certificado una vez al año y ponerlo a disposición del trabajador. Esto afecta exclusivamente a trabajadores con contrato laboral sujetos al seguro social obligatorio.

Consideración de otros documentos relevantes

Además del certificado de retenciones salariales, se requieren numerosos documentos adicionales para la declaración fiscal completa. Una visión detallada de los documentos necesarios para la declaración de la renta se ofrece en la guía detallada. En esta también se explica qué comprobantes adicionales pueden contribuir a un posible reembolso fiscal más elevado.

Importante: El certificado de retenciones salariales es emitido por cada empleador de forma individual. Esto significa que aquellos que hayan trabajado para varios empleadores a lo largo del año reciben un certificado independiente de cada uno de ellos.

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No se debe equiparar el certificado de retenciones salariales con cualquier otro certificado ordinario del empleador. Sirve como base para poder verificar las cantidades efectivamente retenidas en Alemania en concepto de impuestos y contribuciones sociales. Se recomienda comprobar inmediatamente los datos tras la recepción del documento – especialmente en caso de cambio de empleador dentro del mismo año, puesto que será necesario presentar certificados de todos los empleadores.

Certificado de retenciones salariales en Alemania – ¿hasta cuándo debe emitirse?

Sin el certificado de retenciones salariales no es posible presentar una declaración de la renta ante la administración tributaria alemana y tampoco se puede esperar una devolución de impuestos de Alemania. A continuación se explican los demás aspectos relevantes, especialmente el momento de emisión del certificado de retenciones salariales y los plazos aplicables.

Los empleadores deben respetar los plazos legales y tienen como máximo hasta finales de febrero del año siguiente para emitir el certificado de retenciones salariales. No obstante, puede ocurrir que el certificado se entregue al inicio de marzo, por ejemplo si el vencimiento del plazo coincide con un domingo o festivo.

Un ejemplo de ello es el año 2021, cuando el 28 de febrero cayó en domingo y, por tanto, la transmisión electrónica del certificado de retenciones salariales se aplazó al siguiente día laborable, es decir, al 1 de marzo.

Certificado electrónico de retenciones salariales 2026 – ¿cuándo estará disponible?

¿Cuándo se debe esperar la versión en papel del certificado electrónico de retenciones salariales para el año 2025? En este caso, no se producen cambios debido a días festivos legales, por lo que el certificado de retenciones salariales debería estar disponible como muy tarde el 28 de febrero. En ocasiones se emite antes, incluso antes de finalizar el año (normalmente en diciembre).

Certificado de retenciones salariales en Alemania – explicación de la numeración de campos en el documento

A continuación se presenta el núcleo de la contribución, es decir, los contenidos del certificado de retenciones salariales. Este justificante aporta información sobre los ingresos del año anterior y sobre la cantidad de impuestos realmente retenida. Sin embargo, ofrece mucho más que un simple certificado anual.

El documento contiene mucho más que un resumen de los ingresos: ofrece, entre otros, información sobre contribuciones a la seguridad social, clase de impuesto o afiliación religiosa. A continuación se explican los elementos principales del certificado de retenciones salariales, según los cuales se determina la situación fiscal real del trabajador. 

• Columna 1: Periodo de certificación/duración de la ocupación – aquí se indica información respecto al empleo en Alemania. Es necesario tener en cuenta que el número de días trabajados es relevante, entre otros, para la determinación de la obligación tributaria (normativa fiscal para residentes o no residentes).
• Columna 3: Ingreso bruto – aquí se indican todos los ingresos sujetos a impuestos obtenidos durante el año. Incluye sueldos, primas y otras ventajas en especie. Importante: El sistema fiscal alemán diferencia tres tipos de impuestos: impuesto sobre el salario, recargo de solidaridad e impuesto eclesiástico. Los datos sobre los impuestos retenidos se encuentran en las columnas 4, 5 y 6 del certificado de retenciones salariales.
• Columna 4: Impuesto sobre el salario retenido – pago a cuenta del impuesto sobre la renta.
• Columna 5: Recargo de solidaridad – pago del recargo de solidaridad.
• Columna 6: Impuesto eclesiástico – pago a cuenta del impuesto eclesiástico. Si no se indica afiliación religiosa, no se recauda este impuesto; en tal caso, el campo 6 permanece vacío.
• Columna 16: Ingresos exentos de impuestos en virtud de convenio para evitar la doble imposición – ingresos procedentes de una actividad exentos en virtud de un convenio de doble imposición. Esto afecta, por ejemplo, a trabajadores enviados al extranjero, como a Polonia, por un empleador alemán. En tales casos, se deben justificar tanto los ingresos en Alemania como en el extranjero obtenidos en el ejercicio correspondiente.
• Columna 17: Deducción fiscal por desplazamientos entre el domicilio y el primer lugar de trabajo – este campo contiene información sobre deducciones fiscales por desplazamientos entre el lugar de residencia y el centro de trabajo.
• Columna 20: Deducción fiscal por desplazamientos laborales fuera del lugar habitual (dietas) – este apartado afecta a personas que han realizado viajes de negocios nacionales (dentro de Alemania) en el marco de su empleo. Aquí se indican los importes sujetos a retención fiscal fija, lo que puede influir significativamente en el posible reembolso fiscal.
• Columna 21: Esta deducción fiscal se aplica a trabajadores que, por motivos profesionales, mantienen una segunda residencia, ya que su puesto de trabajo se encuentra en otro lugar. Esto puede aplicarse a casos nacionales e internacionales, por ejemplo, si la residencia principal está en Polonia y el puesto de trabajo en Alemania. Requisito es que el centro de vida siga estando en la residencia principal y que la doble residencia se deba razones profesionales. Algunos sectores pueden contemplar otras deducciones específicas dentro del certificado de retenciones salariales. Especialmente en la construcción, cubiertas, montaje de andamios y jardinería y paisajismo es relevante la aportación por empleo invernal. Esta se deduce del salario bruto y debe indicarse como gasto deducible en la declaración de la renta.
• Columnas 22a y 23a: Contribuciones del empleador y del trabajador a la pensión legal  – ambos campos contienen las aportaciones a la seguridad social obligatoria de empleador y trabajador. Estas contribuciones pueden deducirse en la declaración anual de la renta.
• Columnas 25 y 26: Contribuciones de los trabajadores a la seguridad social obligatoria de enfermedad y atención – este campo contiene las aportaciones a los seguros de enfermedad y de dependencia. Estos gastos también repercuten en el cálculo del impuesto y en un posible reembolso.
• Columna 28: Aportaciones a seguros privados de enfermedad y de dependencia o al importe mínimo obligatorio para el seguro – aportaciones al seguro privado de enfermedad y al seguro obligatorio de dependencia.

Certificado electrónico de retenciones salariales en Alemania – información adicional contenida

Como ya se ha mencionado, el certificado de renta no es un documento sencillo. Además de los datos anteriormente descritos, este documento contiene también datos básicos como:

• Fecha de nacimiento,
• Clase impositiva,
• Número de identificación fiscal,
• Dirección y número de teléfono del empleador,
• Prestaciones familiares concedidas.

¿Cómo se introducen los datos del certificado de retenciones salariales en ELSTER?

Para la correcta introducción de los datos en el sistema ELSTER es necesario primero iniciar sesión a través del certificado ELSTER. Posteriormente, en el formulario Anexo N deben transferirse los datos del certificado alemán de retenciones salariales, especialmente las columnas 1–28, que incluyen, entre otros, los ingresos brutos, las cantidades retenidas en concepto de impuestos y las contribuciones a los seguros sociales. 

En el siguiente paso, deben considerarse las deducciones aplicadas, como el paquete de kilometraje (deducción por distancia) o los gastos asociados al ejercicio profesional (gastos deducibles). Finalmente, se recomienda una revisión minuciosa de toda la información, en particular del importe total del impuesto sobre la renta, ya que este determina en gran medida el importe máximo de devolución posible de impuestos (posiblemente tras la deducción del impuesto eclesiástico y el recargo de solidaridad).

¿Qué hacer si no se dispone del certificado de renta o si el documento contiene errores? 

En algunos casos, los empleadores no cumplen con su obligación de emitir el certificado de retenciones salariales. ¿Qué medidas deben adoptarse en tal caso? Si no se dispone del certificado o se ha extraviado, en primer lugar, debe contactarse al empleador o al departamento de personal de la empresa en la que se realizó la actividad. También debe tenerse en cuenta que los datos del certificado de retenciones salariales también se transmiten electrónicamente por el empleador directamente a la Agencia Tributaria (a través del sistema ELStAM), por lo que estos datos obran en poder de Hacienda, independientemente de que se disponga o no de un documento en papel. 

Esto es igualmente aplicable en caso de datos incorrectos. En tal caso, debe informarse telefónicamente al empleador y anotar los errores en la tarjeta de retenciones salariales. Estos deben ser comunicados a la Agencia Tributaria.

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