Разходи за интернет и телефон в германската данъчна декларация – указания относно данъчната приспадяемост

От началото на пандемията от коронавирус много хора по света, включително в Германия, работят все по-често от вкъщи. Това означава, че частни устройства като телефон или компютър също се използват за служебни задачи. Определени разходи могат да бъдат заявени в данъчната декларация, например разходи за интернет и телефон.

Как могат телекомуникационните разходи в Германия да бъдат признати за данъчни цели? Кои суми могат да бъдат отчетени и кой има това право? Съществените аспекти са представени по-долу.

Разходи за интернет и телефон – данъчни аспекти. Кой може да се възползва?

Данъчно възстановяване на разходи за телефон и интернет може да се заяви от лица, които редовно работят от вкъщи или използват частни устройства за служебни цели. Който използва частен смартфон или интернет връзка за служебни разговори и задачи, има право да признае част от разходите за интернет и телефон за данъчни цели. При условие, че работодателят не възстановява тези разходи, съществува право те да бъдат декларирани като разходи за получаване на доход.

Освен това и ИТ-устройства, които се използват служебно, могат да бъдат признати за данъчни цели, напр. смартфон, лаптоп или таблет (работни средства). Ако устройството се използва поне 10 % за професионални цели, разходите могат да бъдат включени като разходи за получаване на доход – обикновено 50 % от стойността, при използване над 90 % дори до 100 % (при съответната документация). По-скъпите устройства (над 800 € нето) се отчитат чрез амортизация, обикновено в рамките на 3 години. Решаващо е доказването на използването – аналогично на интернет, например на база няколко месечен преглед.

Данъчно отчитане на разходите за телефон и интернет в Германия – два подхода

Как могат да бъдат признати за данъчни цели разходите за интернет и телефон? Германската данъчна система предвижда в момента два варианта.

• Данъчно възстановяване на разходите за телефон и интернет чрез фиксирана сума – фиксираната сума позволява отчитане на 20 % от общите разходи до максимум 20 € месечно, т.е. 240 € годишно.
• Данъчно отчитане на разходите за телефон и интернет въз основа на документи – при неизползване на фиксираната сума, в данъчната декларация могат да бъдат заявени действително възникналите и доказани разходи. Необходимо е да се посочи какъв дял от тях е с професионален характер, тъй като само той може да се признае като разходи за получаване на доход. Размерът на отчитането се определя според реалния професионален дял и не е ограничен с фиксирана сума.

”

При разходите за телефон и интернет се препоръчва методът за отчитане да съответства на действителното използване. При нисък или трудно доказуем професионален дял фиксираната сума е най-лесното решение. При съществено професионално използване на телефон, интернет или лаптоп се препоръчва събиране на документи и изчисляване на реалните разходи – добре изготвен преглед може да доведе до по-благоприятен данъчен резултат.

Данъчно възстановяване на разходите за телефон и интернет в Германия – фиксирана сума или документи?

След представяне на двата варианта следва сравнение дали е по-изгодно отчитането на разходите за телефон чрез фиксирана сума или въз основа на документи. Двете възможности са разгледани по-долу.

Фиксирана сума и германско данъчно възстановяване за разходи за интернет и телефон

Тази процедура се характеризира с това, че не се изисква значителна административна тежест. При избор на фиксираната сума за разходи за телефон и интернет не е необходимо доказване на обема на служебното използване на частното устройство.

Това е съществено предимство – разходите за телефон се отчитат и отпадат допълнителни формалности, при условие че е налице професионално използване в рамките на работа от вкъщи или служебни разговори през частен смартфон.

Все пак тази процедура не е напълно гъвкава по отношение на данъчното възстановяване на разходите за телефон и интернет – защото само до 20 % от месечните разходи се признават от данъчната администрация като разходи за получаване на доход. Горният лимит, както бе посочено по-горе, е 240 € – по-висока сума не може да бъде призната по този начин.

Как най-ефективно да се отчете фиксираната сума за разходи за телефон и интернет? Препоръчва се да се изберат трите месеца с най-високи фактури. Алтернативно може да се използва годишната средна стойност.

Пример:

• Най-високите фактури са през януари, април и октомври,
• сумата на трите фактури е: 50 € + 47 € + 52 € = 149 €,
• 149 € / 3 месеца * 20 % = 9,93 €,
• 9,93 € * 12 месеца = закръглено 119,16 €.

На практика това означава, че данъчно възстановяване на разходи за интернет и телефон в размер на 119,16 € е възможно, тъй като тази сума е под действащия лимит от 240 €.

Отчитане на разходите за телефон и интернет въз основа на документи

Вместо фиксирана сума, възстановяването на разходите за телефон и интернет може алтернативно да бъде реализирано въз основа на фактури и други документи за реално направените разходи. Има ли смисъл този подход?

Основното предимство се състои във възможността неограничено високи разходи за професионално използване на мрежа и телефон да бъдат признати за данъчни цели. Това е особено изгодно, ако телекомуникационните разходи надхвърлят дела от 20 % за професионалната част.

От друга страна разходите за телефон, които подлежат на приспадане, трябва да бъдат документирани, точно изчислени и представени. Как изглежда това на практика?

• Регистриране на всички разговори (частни и служебни) с посочване на дата, час, продължителност и участници, както и представяне на избрани три месеца.
• Определяне на дела на професионалното използване на мрежата или телефона на базата на индивидуален протокол или регистрирана продължителност на разговорите.

Ако например 40 % от всички разговори са били служебни, може да бъде признат 40 % от посочения в сметката общ размер.

Възстановяване на данък за интернет и телефонни разходи при самоосигуряващи се лица – каква е уредбата?

При самостоятелна заетост съществува право на възстановяване на данък за телефонни и интернет разходи, които възникват във връзка с професионалната дейност. Правилата за приспадане по същество съответстват на тези за наети лица. Тези разходи могат да се посочат като разходи за дейността в данъчната декларация – условие за това е обособяване на частните и служебните разговори. При ясно разграничение калкулацията е лесна – в противен случай оценката следва да бъде обоснована чрез доказателства за използване за три месеца.

При професионално използване на техниката или мрежата в 90 % от случаите е възможно пълно приспадане на разходите. Следва да се представи съответното доказателство – при липса на такова германската финансова администрация може принципно да приеме дял на служебно използване от 50 % и да допусне за приспадане максимум тази сума.

Освен това може да се приспадне и ИТ оборудване, което се използва служебно, напр. смартфон, лаптоп или таблет (работни средства). При поне 10 % служебна употреба съответната част от разходите може да се отчете като разход, свързан с дейността – обичайно се признават 50 % от стойността, а при над 90 % употреба – до 100 % (със съответно доказателство). Високостойностните устройства (над 800 € нето) се отчитат чрез амортизация, по правило за срок от 3 години.  Ключово е да се докаже обхватът на използване – по сходен начин както при интернет, напр. чрез отчет за няколко месеца.

Подкрепа при подаване на данъчна декларация в Германия предоставя професионален данъчен консултант. Тази подкрепа се предлага в съвременното данъчно приложение Taxando, в PREMIUM-пакета.  С това могат да се избегнат трудоемки деклариращи дейности – често използвана програма. Тестът ѝ е препоръчителен.

Често задавани въпроси

Могат ли интернет и телефонните разходи да се приспадат от данъците в Германия?

Да, при служебно ползване е възможно част от разходите за интернет и телефон да се посочат като разходи, свързани с дейността. Данъчно признат е само действителният дял на разходите, свързан с професионалната дейност.

Колко телефонни и интернет разходи могат да се приспаднат по глобална ставка?

Най-лесният вариант е приспадане на 20 % от месечните разходи, но не повече от 20 € на месец. Средно за година максималната сума възлиза на 240 €, която може да се отчете в германската данъчна декларация.

Изискват ли се подробни сметки за глобалната ставка за интернет и телефон?

При прилагане на глобалната ставка не се изисква подробен отчет на отделни разговори или точно време за използване на интернет. Препоръчително е обаче месечните сметки да се съхраняват, тъй като данъчната администрация може да изиска доказателства за извършените разходи.

Кога е препоръчително отчитането на интернет и телефонни разходи въз основа на фактури?

Отчитането на разходите по фактури е целесъобразно, когато делът на професионалното използване на телефон или интернет надвишава 20 %. Този дял следва да се докаже чрез списъци с обаждания, работни протоколи или анализ на няколко представителни месеца.

Може ли лично използван телефон да се признае за служебни цели?

Да, частичното приспадане на лично използван телефон е възможно, ако той се използва за разговори, съобщения или други служебни приложения. Може да се отчете дял от основната такса, разходи за разговори и разходи за използването на устройството, пропорционално на служебната употреба.

Може ли интернет връзка в домашния офис да се приспадне от данъците в Германия?

Да, ако домашната интернет връзка се използва за професионални цели, съответната част от разходите може да се признае в германската данъчна декларация. Това важи особено за работа от дома, при хибриден модел или при служебни задачи извън офиса.

Могат ли ИТ устройства като лаптоп или смартфон да се приспаднат също?

Да, устройства като лаптоп, таблет, смартфон или принтер, използвани за професионални цели, могат да се признаят за данъчни цели като работни средства. При смесено използване се признава само професионалният дял от разходите.

Влияе ли поемането на разходите от работодателя върху данъчния кредит?

Да, ако разходите за интернет или телефон се възстановяват от работодателя, тези суми не могат да се отчитат повторно в данъчната декларация. Данъчно признат е само действително понесеният от самия данъкоплатец дял.

Къде се декларират интернет и телефонните разходи в германската данъчна декларация?

Интернет и телефонните разходи се декларират като разходи, свързани с дейността. За наетите лица те се посочват в раздела „разходи, обусловени от професионална дейност“ заедно с други разходи, свързани с работата.