Після початку пандемії коронавірусу у всьому світі, зокрема й у Німеччині, значна кількість осіб працює дистанційно з дому. Це означає, що приватні пристрої, такі як телефон або комп’ютер, також використовуються для професійних завдань. В окремих випадках витрати, наприклад на інтернет та телефон, можуть враховуватися при податковій декларації.
Яким чином у Німеччині телекомунікаційні витрати підлягають податковому обліку? Які суми враховуються та хто має на це право? Основні аспекти наведено нижче.
Витрати на інтернет і телефон — податковий облік. Хто має право на врахування?
Повернення податків за телефонні та інтернет-видатки можливо для осіб, які на регулярній основі виконують роботу дистанційно або використовують приватні пристрої в професійних цілях. Якщо приватний смартфон чи інтернет-з’єднання застосовується для службових дзвінків або виконання роботи, то частину витрат на інтернет і телефон дозволено віднести на податкові витрати. За умови, що ці видатки не компенсуються роботодавцем, вони можуть бути враховані як витрати на отримання доходу.
Крім того, податкове врахування можливе і для IT-пристроїв, які використовуються в професійних цілях, наприклад смартфон, ноутбук або планшет (робочі інструменти). За умови професійного використання не менше ніж на 10 %, витрати можуть бути враховані у складі витрат на отримання доходу — зазвичай 50 % вартості пристрою, якщо використання складає більш як 90 %, то до 100 % (за відповідної документації). Дорожчі пристрої (вартістю понад 800 € без ПДВ) амортизуються здебільшого протягом 3 років. Визначальним є доказ використання — аналогічно до інтернету, наприклад на підставі багатомісячного огляду.
Податковий облік телефонних і інтернет-видатків у Німеччині — два варіанти
Яким чином можливо врахувати витрати на інтернет і телефон? Податкова система Німеччини наразі передбачає два способи обліку.
- Повернення податку за телефонні та інтернет-видатки у вигляді фіксованої суми — фіксована сума дозволяє відняти 20 % загальних витрат але не більше 20 € щомісяця, тобто 240 € на рік.
- Податковий облік телефонних й інтернет-витрат на підставі документальних підтверджень — при відмові від фіксованої суми у податковій декларації відображаються фактичні підтверджені витрати. Необхідно зазначити, яка частка витрат обумовлена професійною необхідністю, оскільки лише вона може бути віднесена до витрат на отримання доходу. Обсяг відрахування визначається часткою професійного використання і не обмежується фіксованою сумою.
Для телефонних та інтернет-видатків доцільним є вибір такої схеми обліку, яка відображає реальну схему користування. При невеликій або складно підтверджуваній професійній частці оптимальним є використання фіксованої суми. За інтенсивного професійного застосування телефону, інтернету або ноутбука доцільно збирати документи та визначати фактичні витрати — ретельно підготовлений огляд може забезпечити більш вигідний податковий результат.
Повернення податку за витрати на телефон і інтернет у Німеччині — паушальна чи на підставі документів?
Після аналізу обох варіантів здійснюється порівняння, чи вигідніше врахування телефонних витрат на основі фіксованої суми чи за фактичними витратами. Обидва підходи розглядаються нижче.
Фіксована сума й повернення податку з інтернет- і телефонних витрат у Німеччині
Цей метод характеризується відсутністю суттєвих трудовитрат. При виборі фіксованої суми для телефонних і інтернет-витрат немає необхідності надавати підтвердження обсягу професійного використання приватного пристрою.
Це є значною перевагою — витрати на телефон враховуються, і відсутній додатковий формальний супровід, якщо мала місце професійна діяльність у домашньому офісі або для службових дзвінків із приватного смартфона.
Однак дана процедура є не повністю гнучкою щодо податкового обліку телефонних та інтернет-витрат, оскільки лише до 20 % щомісячних витрат приймаються податковими органами як витрати на отримання доходу. Максимальна межа, як згадувалося вище, складає 240 € — більша сума не може бути врахована цим шляхом.
Як оптимально враховувати фіксовану суму щодо телефонних і інтернет-видатків? Рекомендується обирати три місяці з найвищими рахунками. Альтернативно може використовуватися середній щорічний показник.
Приклад:
- Найвищі рахунки спостерігалися у січні, квітні та жовтні,
- сума трьох рахунків становить: 50 € + 47 € + 52 € = 149 €,
- 149 € / 3 місяці * 20 % = 9,93 €,
- 9,93 € * 12 місяців = округлено 119,16 €.
На практиці це означає, що можливе повернення податку за інтернет- і телефонні витрати в розмірі 119,16 €, оскільки ця сума нижча за чинний ліміт у 240 €.
Відшкодування телефонних та інтернет-витрат на підставі документів
Замість фіксованої суми податкове відшкодування телефонних і інтернет-витрат можливо, як альтернатива, на підставі рахунків та інших підтверджень фактичних витрат. Чи є цей спосіб вигідним?
Основна перевага полягає в можливості необмеженого врахування професійних витрат на мережу й телефон при податковому розрахунку. Це особливо доцільно, якщо частка професійних телекомунікаційних витрат перевищує 20 %.
Водночас витрати на телефон, що підлягають вирахуванню, мають бути підтвердженими, ретельно прорахованими та наданими. Як виглядає це на практиці?
- Фіксація всіх розмов (особистих і професійних) із зазначенням дати, часу, тривалості й учасників розмови, а також надання документів за трьома обраними місяцями.
- Визначення частки професійного використання мережі або телефону на основі індивідуального протоколу або зареєстрованої тривалості розмов.
Якщо, наприклад, 40 % усіх розмов були обумовлені професійною діяльністю, дозволяється враховувати 40 % від суми, зазначеної у рахунку.
Повернення податку за витрати на інтернет і телефон для самозайнятих – який порядок?
У разі самозайнятості також існує право на повернення податку за телефонні та інтернет-витрати, які виникають для виконання професійної діяльності. Правила віднесення на витрати в основному відповідають правилам для працівників. Ці витрати можуть бути заявлені як виробничі витрати в податковій декларації – за умови розділення приватних і професійних розмов. Якщо таке розділення проведено, розрахунок не становить труднощів – інакше власна оцінка має бути підтверджена з’єднувальними виписками за тримісячний період.
За професійного використання техніки або мережі на 90 %, повний відрахунок витрат можливий. Необхідно надати відповідний доказ – інакше податковий орган Німеччини зазвичай виходить із частки використання у 50 % й дозволяє врахувати для зменшення податку лише цю частку.
Крім того, IT-обладнання, що використовується професійно, також підлягає відрахуванню, напр., смартфон, ноутбук або планшет (робочі засоби). Якщо пристрій використовується для професійної діяльності не менше ніж на 10 %, відповідна частка витрат враховується як службові витрати – зазвичай застосовується 50 % вартості, при використанні понад 90 % – до 100 % (за наявності підтвердження). Дороговартісні пристрої (понад 800 € нетто) враховуються шляхом амортизації, як правило, протягом 3 років. Визначальною є наявність доказу використання – подібно до інтернету, напр., на підставі звіту за кілька місяців.
Підтримка щодо податкової декларації в Німеччині надається професійним податковим консультантом. Така підтримка доступна у сучасному податковому застосунку Taxando, у PREMIUM-пакеті. Часозатратні деклараційні роботи можна таким чином уникнути – програмою вже скористалися багато хто. Рекомендовано протестувати.
FAQ
Чи можна в Німеччині відшкодувати податкові витрати на інтернет і телефон?
Так, за умови професійного використання можливо врахувати частину інтернет- і телефонних витрат як службові витрати. Податковому відрахуванню підлягає лише фактично витрачена на професійну діяльність частка витрат.
Яку суму телефонних і інтернет-витрат можна віднести в податковому обліку за фіксованою ставкою?
Найпростіший варіант – відшкодування 20 % щомісячних витрат, але не більше 20 € на місяць. У середньому на рік це складає максимальну суму 240 €, яка може бути заявлена в німецькій податковій декларації.
Чи потрібні деталізовані рахунки для застосування фіксованої ставки на інтернет і телефон?
У разі використання фіксованої ставки немає необхідності у складанні детального переліку окремих розмов чи точного часу використання інтернету. Однак доцільно зберігати щомісячні рахунки, оскільки податкова служба може вимагати підтвердження понесених витрат.
Коли доцільно здійснювати розрахунок витрат на інтернет і телефон на підставі рахунків?
Розрахунок на підставі фактичних рахунків вигідний, якщо частка професійного використання телефону або інтернету перевищує 20 %. Ця частка має бути підтверджена, наприклад, виписками з’єднань, службовими журналами або аналізом даних за кілька представницьких місяців.
Чи можна врахувати для цілей оподаткування використання приватного телефону в професійних цілях?
Так, пропорційне віднесення витрат на приватний телефон можливе у випадку його використання для дзвінків, повідомлень чи інших професійних застосувань. Може враховуватися відповідна частка абонентської плати, витрат на розмови та експлуатаційних витрат на пристрій.
Чи можна відшкодувати домашній інтернет при віддаленій роботі в Німеччині?
Так, якщо домашній інтернет використовується професійно, відповідна частка витрат може бути врахована у німецькій податковій декларації. Це особливо актуально для роботи з дому, у гібридному режимі або при виконанні службових завдань поза офісом.
Чи можна також відшкодувати IT-пристрої, такі як ноутбук або смартфон?
Так, пристрої, що використовуються професійно – ноутбук, планшет, смартфон або принтер – можуть бути враховані як робочі засоби для податкового відшкодування. Для пристроїв із змішаним використанням враховується лише частка, що припадає на професійне використання.
Чи впливає відшкодування витрат роботодавцем на податкове зменшення?
Так, якщо витрати на інтернет або телефон компенсуються роботодавцем, ці суми не можуть вдруге враховуватися у податковій декларації. Податковому обліку підлягає лише фактично самостійно сплачена частка.
Де у німецькій податковій декларації зазначаються витрати на інтернет і телефон?
Витрати на інтернет і телефон вказуються як службові витрати. Для найманих працівників вони відображаються у розділі «витрати, пов’язані з професійною діяльністю» разом з іншими робочими витратами.
