Koszty podróży służbowych w Niemczech – odlicz je od podatku!

Koszty podróży służbowych w Niemczech – odlicz je od podatku!

Wyjazd służbowy wiążę się z jednym – poniesieniem pewnych kosztów. Warto wiedzieć, że niektóre wydatki związane z takim wyjazdem można zawrzeć w corocznym zeznaniu podatkowym, a tym samym – obniżyć wysokość podatku do zapłaty. W jakich sytuacjach można skorzystać z odliczenia kosztów wyjazdów firmowych od podatku w Niemczech? Wyjaśniamy to w dzisiejszym artykule – zachęcamy do dalszej lektury!

Wyjazd służbowy, czyli jaki?

Kiedy możemy powiedzieć, że wyjazd był służbowy? Do takich podróży zaliczyć możemy m.in. wizytę u partnera biznesowego w innym mieście czy też wyjazd na konferencję (w innej miejscowości w Niemczech lub innym kraju). Oczywiście każda taka podróż kosztuje – paliwo lub opłata za przelot samolotem, zakwaterowanie czy wyżywienie – to tylko przykłady wydatków, które są generowane podczas wyjazdu. Jeżeli był on przeprowadzany w celach służbowych, obciążenia te możesz odliczyć od podatku, określając je w zeznaniu jako koszty podróży. Jak to zrobić? O tym dowiesz się w następnych akapitach.

Dowiedz się, czy niemiecki pracodawca opłacił koszty podróży 

Na samym początku powinieneś zorientować się, czy Twój pracodawca w Niemczech opłacił koszty podróży firmowej. Jest to bardzo ważne w kontekście ewentualnego odliczenia. Pamiętaj, że po zapłaceniu rachunków przez szefa, nie będziesz mógł ich umieścić w swoim zeznaniu podatkowym.

Inaczej wygląda sytuacja, w której pracodawca pokrył jedynie część kosztów podróży służbowej w Niemczech. W takim przypadku możesz odliczyć nadwyżkę wydatków poniesionych z wyjazdem, dokumentując to w urzędzie skarbowym (zestawiając zarówno swoją część, jak i pracodawcy). Oczywiście odliczeniu podlega jedynie to, za co zapłaciłeś ze swojej kieszeni.

Jeżeli jednak Twój szef nie zrekompensował wydatków w żaden sposób, przysługuje Ci możliwość odliczenia wszystkich kosztów podróży.

Jakie koszty podróży możesz odliczyć w Niemczech?

Jeżeli spełniłeś warunki odliczenia kosztów podróży służbowych od podatku w Niemczech, możemy przejść do tego, jakie wydatki możesz uwzględnić w swoim rocznym zeznaniu podatkowym. Do takich opłat zaliczyć można:

  • koszty przejazdu,
  • koszty posiłków,
  • koszty zakwaterowania,
  • dodatkowe koszty podróży.

Co ważne: w zeznaniu możesz podać swoje wydatki na parę sposobów – podanie faktycznie poniesionych kosztów lub stawki zryczałtowanej.

Koszty przejazdu w Niemczech

Jeśli mowa o kosztach przejazdu służbowego w Niemczech, należy najpierw dokonać rozróżnienia pomiędzy wykorzystanym środkiem transportu. Odliczenie od podatku nie ma zastosowania wtedy, gdy do przejazdu używany był pojazd służbowy. Jeżeli jednak podróżowałeś komunikacją miejską lub taksówką i masz zachowane paragony/bilety, możesz skorzystać z odliczenia. 

W czasie podróży służbowej możesz skorzystać również z własnego środka transportu. W takim wypadku przysługuje Ci możliwość zastosowania stawki ryczałtowanej za przejazd. Obecnie prezentuje się ona następująco:

  • samochód – 30 eurocentów/kilometr,
  • motocykl/skuter – 20 eurocentów/kilometr,
  • motorower lub rower elektryczny – 20 eurocentów/kilometr.

Twoje koszty podróży służbowej w Niemczech przekroczyły 30 eurocentów za kilometr? Jeżeli jesteś w stanie to dokładnie udowodnić, możesz podać wyższą stawkę. Pamiętaj jednak, że w takim wypadku będziesz musiał określić całkowite roczne koszty swojego pojazdu. Jest to jednak często trudne do osiągnięcia (potwierdzeniem będą wszystkie roczne paragony za samochód, a także dziennik pokładowy).

Koszty dodatkowego wyżywienia w czasie niemieckiej podróży służbowej

Z założenia ustawodawcy jasno wynika, że w czasie niemieckiej podróży służbowej pracownik jest zmuszony do wydawania większej ilości pieniędzy na posiłki, niż miałoby to miejsce w domu. Stąd też wydatki te możesz odliczyć od podatku. Są to kwoty ryczałtowe, które mają różne wartości (zależne są od tego, jak długo byłeś na wyjeździe służbowym).

Od czasu reformy kosztów podróży w Niemczech w 2014 roku zostały wprowadzone dwie stawki zryczałtowane, które zostały podwyższone rok temu, czyli w 2020 r.

  • Jeśli podróż służbowa trwa kilka dni, w zeznaniu podatkowym możesz odliczyć 28 € za każdy dzień roboczy.
  • Jeżeli była to jednodniowa wycieczka (co najmniej 8 godzin, ale nie więcej niż 24 godziny) odliczyć możesz sobie 14 € (wcześniej było to 12 €). Kwota ta dotyczy również dni przyjazdu i wyjazdu w przypadku podróży kilkudniowych. 

Koszty zakwaterowania w Niemczech

Dłuższy wyjazd służbowy w Niemczech kończy się koniecznością wynajęcia pokoju hotelowego. Koszty zakwaterowania również podlegają odliczeniu – w tym wypadku muszą być one rzeczywiste. Co ważne: posiłki nie są wliczane w cenę. Jeżeli rachunek został wystawiony na Ciebie, kwotę za śniadanie, obiad czy kolację, musisz potrącić z odliczenia. 

Jeżeli jednak nie jest to możliwe (na rachunku hotelowym widnieje jedna kwota, czyli koszt noclegu + wyżywienia), będziesz zmuszony do pomniejszenia tej kwoty zgodnie z poniższymi stawkami:

  • śniadania – odliczane jest 5,60 € (20% ryczałtu dziennego),
  • obiady i kolacje – odliczane jest 11,20 € (40% ryczałtu dziennego).

 

Co ważne: jeśli pracujesz jako kierowca ciężarówki, możesz ubiegać się o odliczenie związane z organizacją noclegu we własnym zakresie. Stawka ryczałtowa wynosi 8 €.

Dodatkowe koszty podróży w Niemczech

Musisz wiedzieć, że w zeznaniu podatkowym możesz ubiegać się również o szereg innych wydatków związanych z niemiecką podróżą służbową. Co jeszcze możesz odliczyć? Do dodatkowych opłat zaliczyć można m.in.:

  • bilety wstępu na wydarzenia (targi, konferencje),
  • opłaty drogowe,
  • opłaty za parking,
  • bilety komunikacji miejskiej,
  • koszty wynajmu samochodu,
  • przejazd taksówką,
  • koszty przechowywania bagażu,
  • ubezpieczenie bagażu.

Odliczenia kosztów podróży od podatku w Niemczech – podsumowanie

Jak już się dowiedziałeś z dzisiejszego wpisu – poniesienie kosztów z własnej kieszeni nie musi być aż tak bolesne. Warto wiedzieć, co i w jakich przypadkach można odliczyć. Na koniec drobna rada: nawet jeżeli w większości przypadków korzystasz z kwot ryczałtowych, dla pewności i spokoju ducha zachowaj wszystkie swoje paragony i rachunki. Są one potwierdzeniem ponoszenia kosztów podróży służbowej w Niemczech i istnieje szansa, że będą one wymagane do ukazania przez niemiecki urząd skarbowy.

Potrzebujesz pomocy w złożeniu zeznania? Skorzystaj z Taxando, czyli nowoczesnej aplikacji do niemieckich rozliczeń podatkowych. Nasz program dokładnie przeanalizuje Twoją sytuację, dzięki czemu w szybki i wygodny sposób prześlesz prawidłową deklarację do właściwego urzędu. Wybierając pakiet PREMIUM, możesz liczyć również na pomoc doświadczonego doradcy podatkowego. Masz pytania? Skontaktuj się z nami – Taxando.