Przewodnik po Załączniku V – jak odliczyć wszystkie koszty wynajmu?

Wynajmujesz mieszkanie, dom, garaż albo część nieruchomości w Niemczech? W takim razie w rozliczeniu podatkowym możesz potrzebować Anlage V, czyli Załącznika V. To formularz, w którym wykazuje się przychody z prywatnego najmu oraz koszty, które mogą pomniejszyć dochód do opodatkowania. Zasada jest prosta: pokazujesz, ile zarobiłeś na wynajmie, a następnie odejmujesz wydatki poniesione po to, by ten przychód uzyskać, utrzymać lub zabezpieczyć. Trzeba jednak uważać, bo nie każdy koszt odlicza się od razu – część wydatków trafia bezpośrednio do rozliczenia, a część rozlicza się przez amortyzację AfA.

Czym jest Załącznik V i kiedy musisz go wypełnić?

Załącznik V wypełniasz wtedy, gdy osiągasz w Niemczech przychody z prywatnego wynajmu lub dzierżawy nieruchomości. Dotyczy to przede wszystkim mieszkań, domów, lokali, garaży, miejsc postojowych, części budynku, pojedynczych pokoi albo gruntów. Jeżeli ktoś płaci Ci za korzystanie z nieruchomości lub jej fragmentu, urząd może oczekiwać wykazania tych wpływów właśnie w Anlage V.

Nie chodzi wyłącznie o klasyczny wynajem mieszkania na stałe. Do tej samej kategorii mogą trafić również przychody z mieszkania wakacyjnego, wynajmu pokoju przez internet, garażu, powierzchni reklamowej na ścianie budynku, miejsca pod antenę, instalację solarną albo inną część nieruchomości. Najważniejsze jest to, czy zarabiasz na odpłatnym udostępnieniu rzeczy lub prawa związanego z nieruchomością.

Wiele nieruchomości – osobne rozliczenie dla każdej 

Jeżeli wynajmujesz więcej niż jedną nieruchomość, dane trzeba porządkować oddzielnie. W praktyce dla każdego wynajmowanego budynku, mieszkania albo samodzielnego obiektu przygotowuje się osobne zestawienie przychodów i kosztów. Dzięki temu nie mieszasz czynszu z jednego mieszkania z remontem wykonanym w drugim lokalu.

To ma znaczenie przy kontroli, ale też przy samym obliczeniu wyniku podatkowego. Jedno mieszkanie mogło przynieść zysk, a drugie stratę przez remont, pustostan albo wysokie odsetki kredytowe. Jeśli korzystasz z pomocy przy rozliczeniu podatku z Niemiec, przygotuj dane osobno dla każdej nieruchomości: umowę najmu, wpływy, koszty, kredyt, remonty i informacje o okresach pustostanu.

Jak działa podstawowa zasada rozliczenia najmu?

Dochód z wynajmu w Anlage V obliczasz jako przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodu. W praktyce nie wpisujesz więc wyłącznie czynszu, ale pokazujesz pełny obraz: ile pieniędzy wpłynęło od najemcy i jakie wydatki poniosłeś jako właściciel.

Po stronie przychodów pojawia się przede wszystkim czynsz. Do tego mogą dojść opłaty dodatkowe, zaliczki na media, zaległe czynsze otrzymane za wcześniejsze lata, wpływy za garaż, miejsce postojowe albo inne powierzchnie. Jeśli najemca płaci Ci 900 euro czynszu i 250 euro zaliczki na Nebenkosten, to w rozliczeniu nie patrzysz tylko na czysty czynsz. Trzeba uwzględnić także opłaty pobrane od najemcy, a następnie wykazać koszty, które tym opłatom odpowiadają.

Po stronie kosztów znajdą się wydatki związane z wynajmem: opłaty eksploatacyjne, ubezpieczenie, podatek od nieruchomości, koszty zarządcy, remonty, odsetki od kredytu, koszty administracyjne, doradztwo podatkowe oraz amortyzacja. Przy każdym rachunku zadaj sobie jedno pytanie: czy ten wydatek służył uzyskaniu, utrzymaniu albo zabezpieczeniu przychodów z najmu? Jeśli tak, może być kosztem. Jeśli dotyczył Twojego prywatnego użytkowania, trzeba go wyłączyć albo odpowiednio podzielić.

Dlaczego sama faktura nie wystarcza?

Urząd nie patrzy wyłącznie na nazwę faktury. Liczy się charakter wydatku. Malowanie mieszkania po wyprowadzce najemcy to inna sytuacja niż przebudowa poddasza i stworzenie nowego lokalu. Oba wydatki dotyczą nieruchomości, ale podatkowo mogą zostać potraktowane zupełnie inaczej.

Dlatego przy większych kosztach dobrze od razu zapisać, czego dotyczyła praca. Czy była to naprawa istniejącego elementu? Czy modernizacja? Czy rozbudowa? Czy przygotowanie nieruchomości do pierwszego wynajmu po zakupie? Taki opis bardzo pomaga przy późniejszym rozliczeniu Anlage V.

Jakie przychody z wynajmu trzeba wykazać?

W Anlage V wykazujesz wszystkie wpływy, które wynikają z odpłatnego udostępnienia nieruchomości lub jej części. Nazwa przelewu nie jest decydująca. Liczy się to, czy pieniądze są związane z najmem.

Najbardziej oczywisty jest czynsz za mieszkanie. Obok niego mogą pojawić się jednak inne przychody: opłaty za garaż, miejsce postojowe, komórkę, część działki, powierzchnię reklamową, antenę, instalację techniczną albo inne korzystanie z nieruchomości. Jeśli najemca płaci także zaliczki na media i koszty eksploatacyjne, takie wpływy również trzeba prawidłowo ująć.

Do przychodów mogą trafić także zaległe czynsze otrzymane za wcześniejsze lata, odsetki za opóźnioną płatność, zwroty wcześniej poniesionych kosztów, opłaty za wcześniejsze rozwiązanie umowy albo odszkodowanie od najemcy za uszkodzenie mieszkania. Niektóre kwoty pojawiają się jednorazowo, dlatego łatwo o nich zapomnieć przy rocznym zestawieniu.

Jakie koszty bieżące możesz odliczyć?

Od wynajmu możesz odliczyć bieżące koszty utrzymania nieruchomości, jeśli dotyczą wynajmowanej części i zostały faktycznie poniesione. To najczęstsza grupa wydatków w Załączniku V, ale trzeba ją dobrze uporządkować.

Do takich kosztów należą przede wszystkim wydatki eksploatacyjne: woda, ścieki, ogrzewanie, ciepła woda, wywóz odpadów, sprzątanie części wspólnych, oświetlenie klatki schodowej, kominiarz, konserwacja instalacji, winda oraz inne koszty utrzymania budynku. Jeśli płacisz je jako właściciel, a potem rozliczasz z najemcą, pokazujesz obie strony: wpływy od najemcy jako przychód i rachunki jako koszt.

W kosztach możesz ująć także Grundsteuer, czyli niemiecki podatek od nieruchomości, oraz ubezpieczenia budynku. Do kosztów zalicza się m.in. m.in. ubezpieczenie od pożaru, burzy, gradu, pioruna, powodzi i innych szkód elementarnych. W określonych sytuacjach kosztem mogą być również opłaty za ochronę budynku, ubezpieczenie budowy albo odpowiedzialność związaną z nieruchomością, jeżeli mają związek z wynajmem.

Jak rozliczyć remonty i naprawy mieszkania na wynajem?

Remonty i naprawy mieszkania na wynajem możesz często odliczyć od razu, jeśli służą utrzymaniu istniejącego stanu nieruchomości. W niemieckim rozliczeniu są to Erhaltungsaufwendungen, czyli wydatki na naprawę, odnowienie albo wymianę istniejących elementów. Dotyczy to np. malowania ścian po wyprowadzce najemcy, naprawy armatury, wymiany zużytych drzwi, odnowienia podłogi czy usunięcia usterek instalacji. Inaczej wygląda sytuacja, gdy prace tworzą coś nowego, np. balkon, dodatkowe mieszkanie na poddaszu, rozbudowę budynku albo zmianę funkcji pomieszczeń. Wtedy wydatek może zwiększać podstawę amortyzacji, zamiast trafiać bezpośrednio w koszty.

Szczególną ostrożność zachowaj w pierwszych 3 latach od nabycia budynku. Jeśli w tym czasie wydatki na remonty i modernizacje przekroczą 15% kosztów nabycia budynku netto, urząd może uznać je za anschaffungsnahe Herstellungskosten. To oznacza, że nie odliczysz ich jednorazowo, tylko rozliczysz stopniowo przez amortyzację. Do tej oceny mogą wejść także prace, które wyglądają jak zwykłe odświeżenie, dlatego większy remont po zakupie mieszkania warto zaplanować i udokumentować jeszcze przed rozliczeniem.

Jak rozliczyć amortyzację budynku?

Amortyzacja AfA pozwala rozliczać koszt budynku w czasie, ale nie obejmuje wartości gruntu. To jedna z podstawowych zasad przy wynajmie nieruchomości w Niemczech.

Przy zakupie mieszkania, domu albo budynku nie amortyzujesz całej ceny. Trzeba oddzielić wartość gruntu od wartości budynku. Grunt nie zużywa się podatkowo, więc jego koszt nie jest podstawą amortyzacji. Budynek natomiast zużywa się w czasie i może być rozliczany poprzez AfA.

Jeżeli kupujesz nieruchomość za 300 000 euro, nie oznacza to automatycznie, że cała kwota będzie podstawą amortyzacji. Część ceny może przypadać na grunt. Do tego trzeba ocenić koszty nabycia, takie jak notariusz, podatek od nabycia nieruchomości, opłaty sądowe czy prowizja pośrednika przy zakupie. Niektóre zwiększają wartość początkową, inne mogą mieć inny charakter podatkowy.

Jak rozliczyć wyposażenie, meble, kuchnię i ogród?

Wyposażenie mieszkania na wynajem może być kosztem, ale często trzeba je amortyzować, zamiast odliczać jednorazowo. Wszystko zależy od rodzaju przedmiotu, jego wartości i okresu używania.

Kompletna wymiana kuchni w zabudowie nie jest zwykle traktowana jak zwykła naprawa. Zabudowa kuchenna traktowana jest jako dobro gospodarcze i podlega rozliczeniu przez 10 lat. Dotyczy to zestawu obejmującego m.in. szafki, zlew, kuchenkę oraz inne elementy tworzące funkcjonalną całość. Jeśli wymieniasz wyłącznie uszkodzony pojedynczy element, sytuację trzeba ocenić osobno.

Do wyposażenia mogą należeć również meble w mieszkaniu umeblowanym, pralka, lodówka, łóżko, szafa, biurko, kosiarka albo narzędzia wykorzystywane przy utrzymaniu nieruchomości. Jeśli samodzielny składnik majątku kosztuje nie więcej niż 800 euro netto, może spełniać warunki jednorazowego odliczenia jako niskocenny składnik. Zachowaj jednak fakturę i opisz, gdzie dany przedmiot jest używany.

Jak odliczyć odsetki od kredytu i koszty finansowania?

Odsetki od kredytu możesz odliczyć, jeśli kredyt został przeznaczony na wynajmowaną nieruchomość i ma związek z uzyskiwaniem przychodu z najmu. Sam fakt posiadania kredytu nie wystarcza. Trzeba pokazać, że środki finansowały obiekt służący wynajmowi.

Do kosztów finansowania mogą należeć odsetki, koszty ustanowienia zabezpieczenia, opłaty za wpis hipoteki lub Grundschuld, a także określone koszty pozyskania finansowania. Odrębne zasady dotyczą również Disagio oraz Damnum. Przy określonych warunkach mogą one być kosztem, jeżeli mieszczą się w rynkowych granicach. W uproszczeniu wskazano m.in. próg do 5% przy kredycie z okresem stałego oprocentowania na co najmniej 5 lat.

Odsetki mogą być kosztem także przed rozpoczęciem najmu, jeśli potrafisz pokazać, że decyzja o wynajmie była już realna. Przydadzą się wtedy dowody przygotowania lokalu, ogłoszenia, rozmowy z kandydatami, kontakt z pośrednikiem albo inne dokumenty pokazujące, że nieruchomość była przeznaczona do wynajęcia.

Jak rozliczyć najem krótkoterminowy i mieszkanie wakacyjne?

Najem krótkoterminowy rozliczasz w Anlage V, jeśli ma charakter prywatnego wynajmu, ale koszty musisz przypisać tylko do części używanej zarobkowo. Największym problemem jest tutaj mieszanie wynajmu z prywatnym korzystaniem.

Jeśli wynajmujesz mieszkanie turystom, a poza sezonem korzystasz z niego sam, trzeba podzielić koszty. Wydatki wyłącznie związane z najmem, takie jak opłaty platformy rezerwacyjnej, reklama, sprzątanie po gościach czy zakup dodatkowego łóżka, mogą być przypisane do działalności wynajmu. Koszty wspólne, np. amortyzacja, energia, ogrzewanie, ubezpieczenie i administracja, wymagają podziału.

Przy mieszkaniu wakacyjnym szczególne znaczenie mają dni użytkowania. Jeśli lokal był wynajęty przez część roku, przez część roku zarezerwowany dla Ciebie, a przez pozostały czas stał pusty, trzeba ustalić, które okresy przypadają na wynajem, a które na użytkowanie prywatne. Okresy zarezerwowane dla właściciela mogą być traktowane jako użytkowanie prywatne nawet wtedy, gdy właściciel finalnie z nich nie skorzystał.

Kiedy najem może wyglądać jak działalność gospodarcza?

Zwykły najem krótkoterminowy nie musi od razu oznaczać działalności gospodarczej. Ryzyko rośnie wtedy, gdy zaczynasz oferować usługi podobne do hotelowych, np. recepcję, śniadania, stałą obsługę gości, zorganizowane sprzątanie w trakcie pobytu albo rozbudowaną infrastrukturę obsługi.

Sama pościel, ręczniki, końcowe sprzątanie czy instrukcja dla gości zwykle nie przesądzają jeszcze o działalności gospodarczej. Przy większej skali najmu krótkoterminowego dobrze jednak sprawdzić kwalifikację przed złożeniem deklaracji.

Jak przygotować dokumenty do Załącznika V?

Do rozliczenia Anlage V przygotuj dokumenty, które pokazują przychody, koszty, związek wydatków z wynajmem i sposób podziału kosztów. Dobra dokumentacja jest często ważniejsza niż sama wysokość kosztu.

Podstawą jest umowa najmu, zestawienie czynszów, rozliczenie Nebenkosten, wyciągi bankowe, faktury za remonty, rachunki za media, decyzja o Grundsteuer, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty kredytowe, roczne zestawienie odsetek, faktury za zarządcę i dokumenty dotyczące doradztwa podatkowego. Jeśli nieruchomość była częściowo używana prywatnie, przygotuj metraż i opis proporcji.

Przy remontach dodaj krótką notatkę, czego dotyczyły prace. Przy pustostanie zbierz dowody szukania najemcy. Przy wynajmie rodzinie przygotuj porównanie do czynszu rynkowego. Przy wyposażeniu opisz, co zostało kupione, gdzie znajduje się dany przedmiot i kto z niego korzysta.

Najprostszy porządek dokumentów

Dobrze działa podział na kilka grup:

• przychody z najmu i opłaty dodatkowe,
• koszty eksploatacyjne i media,
• podatki, ubezpieczenia i administracja,
• remonty oraz naprawy,
• kredyt i koszty finansowania,
• amortyzacja budynku i wyposażenia,
• pustostan, ogłoszenia i szukanie najemcy,
• podział kosztów przy użytku prywatnym.

Taki układ pomaga szybko sprawdzić, czy czegoś brakuje. Ułatwia też pracę osobie, która przygotowuje rozliczenie podatku z Niemiec.

Jakich błędów unikać przy odliczaniu kosztów wynajmu?

Najczęstszy błąd polega na wpisywaniu wszystkich wydatków do jednej kategorii bez sprawdzenia, czy są kosztem bieżącym, amortyzacją czy wydatkiem prywatnym. To może prowadzić do pytań z urzędu, korekty albo dopłaty podatku.

Pierwszy problem to remonty po zakupie. Jeśli kupujesz mieszkanie i w ciągu pierwszych 3 lat robisz duży remont, musisz sprawdzić próg 15% kosztów nabycia budynku netto. Po jego przekroczeniu wydatki mogą trafić do amortyzacji, a nie do jednorazowych kosztów.

Drugi błąd to brak podziału przy użytku prywatnym. Jeśli wynajmujesz tylko część domu, pokój albo mieszkanie wakacyjne używane również przez Ciebie, nie odliczaj wszystkiego automatycznie. Potrzebna jest proporcja i logiczne przypisanie kosztów.

Trzeci błąd dotyczy kaucji i opłat dodatkowych. Kaucja nie jest zwykłym przychodem przy otrzymaniu, ale może nim być przy zatrzymaniu. Zaliczki od najemcy na Nebenkosten mogą być przychodem, a odpowiadające im rachunki kosztem. Jeśli pokażesz tylko jedną stronę, rozliczenie będzie niepełne.

Przed wysłaniem deklaracji sprawdź, czy każdy większy koszt ma dokument, opis i wyraźny związek z wynajmem. Przejdź przez cały rok krok po kroku: kiedy lokal był wynajęty, czy pojawił się pustostan, czy korzystałeś z nieruchomości prywatnie, czy robiłeś remont, kupowałeś wyposażenie, zatrzymałeś kaucję albo spłacałeś kredyt z odsetkami. Najbezpieczniej najpierw zebrać dokumenty, potem podzielić wydatki na kategorie, oddzielić część prywatną od wynajmowanej, sprawdzić remonty i amortyzację, a dopiero na końcu wpisać dane do Anlage V. Dobre rozliczenie nie polega na wpisaniu jak największej liczby kosztów, lecz na odliczeniu wszystkiego, co rzeczywiście można odliczyć i co da się obronić dokumentami, proporcjami oraz logiką niemieckiego rozliczenia podatkowego.