Od 1 stycznia 2025 roku niemieckie firmy – również samozatrudnieni i Kleinunternehmer – muszą być przygotowane na odbieranie faktur elektronicznych w nowym, ustrukturyzowanym formacie. Nie oznacza to jednak, że każdy przedsiębiorca już w 2025 lub 2026 roku musi wystawiać wyłącznie E-Rechnung. Dla faktur wychodzących obowiązują okresy przejściowe. W praktyce najważniejsze jest więc rozróżnienie dwóch rzeczy: odbieranie E-Rechnung jest wymagane już od 2025 roku, natomiast obowiązek ich wystawiania jest wprowadzany stopniowo.
Co to jest faktura elektroniczna i dlaczego zwykły PDF już nią nie jest?
Faktura elektroniczna w rozumieniu nowych niemieckich przepisów to dokument wystawiony, przesłany i odebrany w ustrukturyzowanym formacie, który pozwala na automatyczne przetwarzanie danych. Format musi odpowiadać europejskiej normie dotyczącej fakturowania elektronicznego, czyli EN 16931, albo być z nią interoperacyjny. Nie wystarczy więc, że dokument powstał na komputerze i został wysłany e-mailem.
To ważna zmiana dla osób, które do tej pory utożsamiały fakturę elektroniczną z plikiem PDF. Od 2025 roku PDF przesłany e-mailem jest według nowych definicji „sonstige Rechnung”, czyli inną fakturą, a nie E-Rechnung. Dane z prawidłowej E-Rechnung mogą być odczytywane przez system księgowy bez ręcznego przepisywania numeru faktury, kwot czy informacji podatkowych. Właśnie dlatego przy wyborze programu do fakturowania nie wystarczy sprawdzić, czy generuje PDF. System powinien obsługiwać prawidłowy strukturalny format danych.
Kogo obejmuje obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w Niemczech?
Obowiązek dotyczy zasadniczo krajowych transakcji B2B, czyli sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami mającymi siedzibę lub odpowiednią obecność gospodarczą w Niemczech. Nie jest to regulacja przeznaczona wyłącznie dla dużych spółek. Jeżeli samozatrudniony świadczy usługę na rzecz innego niemieckiego przedsiębiorcy, taka transakcja może znaleźć się w zakresie nowych zasad.
Proste rozliczenie podatkowe w 12 minut?
Wybierz Taxando
Co istotne, status Kleinunternehmer nie wyłącza przedsiębiorcy z obowiązku odbioru E-Rechnung. Materiały wskazują wprost, że obowiązek odbioru faktur elektronicznych dotyczy wszystkich przedsiębiorców, w tym również Kleinunternehmer, rolników oraz przedsiębiorców wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT. Należy przy tym podkreślić, że chodzi tu o obowiązek odbioru E-Rechnung, a nie jej wystawiania. Z punktu widzenia małej działalności oznacza to jedno: nie należy zakładać, że „moja firma jest zbyt mała, więc ten obowiązek mnie nie dotyczy”. Wielkość firmy wpływa przede wszystkim na część przepisów przejściowych dotyczących wystawiania faktur, a nie na konieczność przygotowania się do ich odbioru.
Nie czekaj z pierwszym testem E-Rechnung do momentu, gdy wyślesz ważną fakturę klientowi. Wygeneruj wcześniej dokument próbny, otwórz go w narzędziu do walidacji i sprawdź razem z księgowością, czy wszystkie dane są poprawnie odczytywane. Ładnie wyglądający PDF nie daje tu żadnej gwarancji – błąd może siedzieć w części strukturalnej pliku, której na pierwszy rzut oka nawet nie zobaczysz. Taki prosty test pozwoli Ci wychwycić problem z formatem, obowiązkowym polem albo ustawieniami programu, zanim zrobi to Twój kontrahent.
Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w 2026 r. – czy trzeba już zrezygnować z PDF?
W 2026 roku przedsiębiorca może jeszcze korzystać z przepisów przejściowych i w określonych sytuacjach wystawiać faktury papierowe albo faktury elektroniczne niespełniające nowego standardu. Dla transakcji B2B wykonanych w 2025 i 2026 roku możliwość ta obowiązuje do 31 grudnia 2026 roku. Przy wysyłaniu dokumentu w innym formacie elektronicznym, np. zwykłego PDF, nadal wymagana jest zgoda odbiorcy. Zgoda ta nie jest natomiast wymagana w przypadku E-Rechnung, ponieważ od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy mają obowiązek ich odbioru.
Okres przejściowy trwa w części przypadków także w 2027 roku. Jeżeli łączny obrót wystawcy w poprzednim roku nie przekroczył 800 000 euro, dla transakcji wykonanych w 2027 roku nadal można korzystać z papieru lub innych formatów zgodnie z warunkami przejściowymi. Od 1 stycznia 2028 roku obowiązek wystawiania E‑Rechnung obejmuje co do zasady wszystkich przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych VAT. Kleinunternehmer w rozumieniu § 19 UStG nie są zobowiązani do wystawiania E‑Rechnung, choć muszą być przygotowani na ich odbiór.
Dlatego 2026 rok najlepiej potraktować nie jako powód do odkładania zmian, lecz jako czas na spokojne przestawienie procesu fakturowania. W praktyce sprawdź przede wszystkim:
- czy obecny program potrafi tworzyć strukturalną E-Rechnung,
- czy możesz odebrać plik XML lub format hybrydowy,
- czy system pozwala zachować oryginalny strukturalny dokument,
- czy osoba prowadząca księgowość potrafi taki dokument odczytać i zweryfikować.
Jaki format faktury elektronicznej wybrać – XRechnung czy ZUGFeRD?
Najbardziej typowymi formatami spełniającymi niemieckie wymagania są XRechnung oraz odpowiednie wersje ZUGFeRD. XRechnung jest formatem strukturalnym używanym już m.in. w zamówieniach publicznych. ZUGFeRD jest formatem hybrydowym, który łączy dane strukturalne z czytelną dla człowieka warstwą dokumentu. Materiały wskazują również możliwość stosowania innych formatów zgodnych lub interoperacyjnych z normą EN 16931, takich jak Factur-X czy Peppol BIS Billing.
Jeżeli wybierasz ZUGFeRD, trzeba zwrócić uwagę na wersję. Według materiałów wymogi spełnia ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL. Przy formacie hybrydowym nadrzędna jest część strukturalna, a nie wygląd dokumentu widocznego na ekranie. To oznacza, że dane zapisane w XML powinny być prawidłowe nawet wtedy, gdy PDF wygląda bez zarzutu. Przy wyborze programu do wystawiania faktury elektronicznej sprawdzaj więc obsługiwane standardy i wersje, a nie wyłącznie wygląd gotowego dokumentu.
Odbieranie faktur elektronicznych jest obowiązkowe już od 2025 roku!
Każdy krajowy przedsiębiorca objęty regulacjami powinien od 1 stycznia 2025 roku być technicznie przygotowany do odbierania E-Rechnung. Ten obowiązek obowiązuje niezależnie od tego, czy przedsiębiorca sam korzysta jeszcze z okresu przejściowego przy wystawianiu własnych faktur. Odbiorca nie może również żądać od kontrahenta zwykłego PDF tylko dlatego, że jego własny system nie potrafi obsłużyć strukturalnej faktury.
Dobra wiadomość jest taka, że do samego odbioru nie potrzebujesz obowiązkowo specjalnej platformy. Zgodnie z opisanymi zasadami wystarczającym kanałem może być zwykła skrzynka e-mail. Możliwe są też interfejsy elektroniczne, wspólny dostęp do plików, portale internetowe czy EDI. W praktyce dobrze jednak ustalić jeden proces: jeden adres do faktur, jedno miejsce ich archiwizacji i jasną zasadę przekazywania dokumentów do księgowości. Dzięki temu odbieranie faktur elektronicznych nie zamieni się w szukanie plików XML pomiędzy zwykłą korespondencją.
Faktura elektroniczna dla małych przedsiębiorców – co zrobić teraz, aby komfortowo przygotować się do zmiany?
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność lub korzystasz ze statusu Kleinunternehmer, już teraz przygotuj odbiór E-Rechnung, a następnie sprawdź, kiedy kończy się Twój okres przejściowy dla faktur wychodzących. W 2025 i 2026 roku możesz jeszcze w wielu przypadkach korzystać ze starego sposobu wystawiania dokumentów, ale kontrahent może już dziś wysłać Ci prawidłową E-Rechnung. Nie potrzebuje przy tym Twojej wcześniejszej zgody na zastosowanie nowego formatu.
Pamiętaj również o przechowywaniu dokumentów. Z punktu widzenia VAT przedsiębiorca powinien zachowywać kopie faktur przychodzących i wychodzących przez 8 lat. W przypadku E-Rechnung co najmniej część strukturalna musi zostać zachowana w oryginalnej, niezmienionej postaci. Nie drukuj więc XML i nie traktuj wydruku jako zamiennika pliku źródłowego. Najbezpieczniejszy plan na 2026 rok jest prosty: sprawdź swój program, uruchom odbiór E-Rechnung, uzgodnij format z najważniejszymi kontrahentami i przygotuj archiwizację danych. Dzięki temu przejście na pełny obowiązek nie będzie wymagało zmiany całego procesu w ostatniej chwili.
Jeżeli prowadzisz działalność w Niemczech, rozliczenie Gewerbe możesz uporządkować wygodniej dzięki aplikacji do rozliczeń niemieckich Taxando. W aplikacji możesz wgrać faktury i przechowywać dokumenty finansowe w jednym miejscu, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją potrzebną do rozliczenia działalności.
FAQ
Czy Kleinunternehmer musi wystawiać E-Rechnung w Niemczech?
Nie. Kleinunternehmer korzystający z niemieckiej regulacji dla małych przedsiębiorców nie ma obowiązku wystawiania E-Rechnung za świadczone przez siebie usługi. Może nadal wystawiać inną fakturę, np. PDF. Jeżeli jednak przejdzie na zasady ogólne VAT, obowiązek wystawiania E-Rechnung może zacząć go dotyczyć na takich samych zasadach jak pozostałych przedsiębiorców.
Czy w 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury PDF w Niemczech?
Tak. Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorcy objęci okresem przejściowym mogą nadal wystawiać zwykłe faktury, w tym papierowe. PDF można przesłać elektronicznie za zgodą odbiorcy. Trzeba jednak pamiętać, że zwykły PDF nie jest już traktowany jako E-Rechnung.
Od kiedy trzeba odbierać E-Rechnung w Niemczech?
Od 1 stycznia 2025 roku. Obowiązek odbierania E-Rechnung dotyczy niemieckich przedsiębiorców również wtedy, gdy sami jeszcze nie muszą takich faktur wystawiać. Dotyczy to także Kleinunternehmer. Do samego odbioru może wystarczyć skrzynka e-mail.
Czy niemiecka E-Rechnung działa tak samo jak polski KSeF?
Nie. Niemcy nie wymagają obecnie przesyłania każdej E-Rechnung przez jeden centralny system odpowiadający polskiemu KSeF. Faktura może zostać przekazana m.in. e-mailem, przez interfejs elektroniczny, portal internetowy czy uzgodniony system wymiany danych. Najważniejszy jest prawidłowy ustrukturyzowany format faktury.
Czy obowiązek E-Rechnung dotyczy faktur wystawianych zagranicznym kontrahentom?
Co do zasady niemiecki obowiązek E-Rechnung dotyczy krajowych transakcji B2B, czyli sytuacji, gdy zarówno wystawca, jak i odbiorca są przedsiębiorcami mającymi odpowiednią siedzibę lub obecność gospodarczą w Niemczech. Sama rejestracja zagranicznej firmy do VAT w Niemczech nie zawsze oznacza, że transakcja podlega obowiązkowi E-Rechnung.
Czy faktura do 250 euro musi być wystawiona jako E-Rechnung?
Nie. Faktury o łącznej wartości brutto do 250 euro są objęte wyjątkiem i mogą nadal zostać wystawione jako tzw. sonstige Rechnung, czyli np. w tradycyjnej formie. Liczy się całkowita wartość faktury, a nie wartość pojedynczej pozycji.
Czy E-Rechnung można wysłać zwykłym e-mailem?
Tak. Przepisy nie wymagają jednego obowiązkowego kanału przesyłania E-Rechnung. Ustrukturyzowany plik można wysłać e-mailem, przekazać przez portal, interfejs elektroniczny albo inny uzgodniony kanał. To format i zawartość dokumentu decydują, czy faktura spełnia wymagania E-Rechnung.
Jak sprawdzić, czy otrzymana E-Rechnung jest poprawna?
Najlepiej zweryfikować jej strukturalną część w narzędziu do walidacji, które może wykryć nieprawidłowy format, brakujące pola albo błędy logiczne. XRechnung i ZUGFeRD można również wyświetlić w przeglądarce E-Rechnung dostępnej przez ELSTER. W przypadku faktury hybrydowej najważniejsze są dane zawarte w części strukturalnej, a nie sam wygląd PDF.
Maciej Szewczyk
Zdobywał doświadczenie jako konsultant w projektach informatycznych realizowanych dla wielu międzynarodowych firm. W 2017 roku założył startup taxando GmbH, w ramach którego opracował innowacyjną aplikację podatkową Taxando, ułatwiającą składanie rocznych rozliczeń podatkowych.
Maciej Szewczyk łączy ekspertyzę w zakresie technologii z dogłębną znajomością przepisów podatkowych, co czyni go ekspertem w swojej dziedzinie. Prywatnie szczęśliwy mąż i ojciec, mieszka wraz z rodziną w Berlinie.
