Eine Geschäftsreise ist mit einer Sache verbunden, mit der Entstehung bestimmter Kosten. Es ist wichtig zu wissen, dass einige Ausgaben im Zusammenhang mit einer solchen Reise in der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht werden können und somit den zu zahlenden Steuerbetrag verringern. In welchen Fällen ist es möglich, die Kosten für Dienstreisen in Deutschland von der Steuer abzusetzen? Wir erklären es in unserem heutigen Artikel, lies bitte weiter!
Geschäftsreise oder um welche Art von Reise geht es?
Wann kann man sagen, dass eine Reise geschäftlich war? Solche Reisen können ein Besuch bei einem Geschäftspartner in einer anderen Stadt oder eine Reise zu einer Konferenz (in einer anderen Stadt in Deutschland oder einem anderen Land) sein. Natürlich kostet jede solche Reise Geld, Treibstoff oder Flugkosten, Unterkunft oder Verpflegung sind nur Beispiele für Ausgaben, die während der Reise anfallen. Wurde die Reise zu geschäftlichen Zwecken durchgeführt, kannst Du diese Kosten von der Steuer absetzen, indem Du sie in Deiner Steuererklärung als Reisekosten ausweist. Wie kannst Du das tun? Dies wirst Du in den folgenden Abschnitten erfahren.
Finden heraus, ob Dein deutscher Arbeitgeber Deine Reisekosten übernommen hat
Du solltest zunächst herausfinden, ob Dein Arbeitgeber in Deutschland die Kosten für Deine Geschäftsreise übernommen hat. Dies ist im Zusammenhang mit einem möglichen Vorsteuerabzug sehr wichtig. Denke daran, dass Du die Rechnungen, sobald Dein Chef sie bezahlt hat, nicht mehr in Deiner Steuererklärung angeben kannst.
Anders verhält es sich, wenn Dein Arbeitgeber nur einen Teil der Kosten für Deine Geschäftsreise in Deutschland übernommen hat. In diesem Fall kannst Du die durch die Reise entstandenen Mehrausgaben absetzen, indem Du dies gegenüber dem Finanzamt dokumentierst (und dabei sowohl Deinen Anteil als auch den Anteil des Arbeitgebers angibst). Natürlich ist nur das absetzbar, was Du aus eigener Tasche bezahlt hast.
Wenn Dein Chef Deine Kosten jedoch in keiner Weise erstattet hat, bist Du berechtigt, Deine gesamten Reisekosten abzuziehen.
Welche Reisekosten kannst Du in Deutschland von der Steuer absetzen?
Wenn Du die Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug von Geschäftsreisekosten in Deutschland erfüllt hast, können wir uns damit befassen, welche Ausgaben Du in Deiner jährlichen Steuererklärung angeben kannst. Diese Gebühren, die Du bei Dienstreisen steuerlich absetzen kannst, umfassen:
- Reisekosten,
- Kosten für Mahlzeiten,
- Unterkunftskosten,
- zusätzliche Reisekosten.
Wichtig: In Deiner Steuererklärung kannst Du Deine Ausgaben auf zwei Arten angeben: mit den tatsächlich entstandenen Kosten oder mit einem Pauschalbetrag.
Reisekosten in Deutschland
Bei den Kosten einer Geschäftsreise in Deutschland muss zunächst nach den verwendeten Verkehrsmitteln unterschieden werden. Der Steuerabzug entfällt, wenn für die Fahrt ein Firmenfahrzeug verwendet wurde. Wenn Du jedoch mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Taxi gereist bist und Deine Quittungen/Fahrkarten aufbewahrt hast, kannst Du den Abzug in Anspruch nehmen.
Du kannst auch Dein eigenes Fahrzeug benutzen, wenn Du auf Geschäftsreise bist. In diesem Fall hast Du Anspruch auf eine Reisekostenpauschale. Dies sieht derzeit folgendermaßen aus:
- Auto – 30 Eurocents/Kilometer,
- Motorrad/Motorroller – 20 Eurocents/Kilometer,
- Moped oder Elektrofahrrad – 20 Eurocents/Kilometer.
Deine Geschäftsreisekosten in Deutschland liegen über 30 Cent pro Kilometer? Wenn Du dies gründlich nachweisen kannst, kannst Du einen höheren Tarif anbieten. Denke jedoch daran, dass Du in diesem Fall die jährlichen Gesamtkosten für Dein Fahrzeug ermitteln musst. Dies ist jedoch oft schwierig zu erreichen (alle jährlichen Fahrzeugbelege sowie das Fahrtenbuch dienen als Nachweis).
Kosten für zusätzliche Mahlzeiten während einer deutschen Geschäftsreise
Die Annahme des Gesetzgebers, dass der Arbeitnehmer während einer deutschen Geschäftsreise gezwungen ist, mehr Geld für Mahlzeiten auszugeben, als dies zu Hause der Fall wäre, liegt auf der Hand. Diese Ausgaben sind daher steuerlich absetzbar. Dabei handelt es sich um Pauschalbeträge mit unterschiedlichen Werten (je nachdem, wie lange Du auf Geschäftsreise warst).
Seit der Reform der Reisekosten in Deutschland im Jahr 2014 wurden zwei Pauschalbeträge eingeführt, die vor einem Jahr im Jahr 2020 erhöht wurden.
Wenn Ihre Geschäftsreise mehrere Tage dauert, kannst Du in Deiner Steuererklärung für jeden Arbeitstag 28€ absetzen.
Wenn es sich um eine Tagesreise (mindestens 8 Stunden, aber nicht mehr als 24 Stunden) handelt, kannst Du 14 € abziehen (vorher waren es 12€). Dieser Betrag gilt auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.
Unterkunftskosten in Deutschland
Eine längere Geschäftsreise in Deutschland führt dazu, dass man ein Hotelzimmer mieten muss. Auch die Unterkunftskosten sind absetzbar – in diesem Fall müssen sie tatsächlich anfallen. Wichtig: Die Mahlzeiten sind nicht im Preis enthalten. Wenn Du eine Rechnung bekommst, muss der Betrag für Frühstück, Mittag- oder Abendessen abgezogen werden.
Sollte dies jedoch nicht möglich sein (auf der Hotelrechnung ist ein einziger Betrag ausgewiesen, d. h. die Kosten für Unterkunft + Verpflegung), musst Du diesen Betrag nach den folgenden Sätzen reduzieren:
- Frühstück – ein Abzug von 5,60€ (20 % des Tagegeldes)
- Mittag- und Abendessen – ein Abzug von 11,20€ (40 % des Tagegeldes)
Wichtig: Wenn Du als Lkw-Fahrer arbeitest, kannst Du einen Abzug für die Organisation Deiner eigenen Unterkunft geltend machen. Der Pauschalpreis beträgt 8€.
Zusätzliche Reisekosten in Deutschland
Du musst wissen, dass Du in Deiner Steuererklärung auch eine Reihe anderer Ausgaben im Zusammenhang mit deutschen Geschäftsreisen geltend machen kannst. Was kannst Du noch absetzen? Die zusätzlichen Kosten umfassen:
- Eintrittskarten für Veranstaltungen (Messen, Konferenzen),
- Mautgebühren,
- Parkgebühren,
- Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel,
- Kosten für die Autovermietung,
- Taxifahrt,
- Kosten für die Gepäckaufbewahrung,
- Reisegepäckversicherung.
- Steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten in Deutschland – Zusammenfassung
Wie Du bereits aus dem heutigen Beitrag erfahren hast, muss die Übernahme von Kosten nicht so schmerzhaft sein. Es lohnt sich, zu wissen, was und in welchen Fällen Du absetzen kannst. Zum Schluss noch ein kleiner Rat: Auch wenn Du hauptsächlich Pauschalbeträge verwendest, solltest Du alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren, damit Du Dir keine Sorgen machen musst. Sie sind der Nachweis, dass Dir in Deutschland Geschäftsreisekosten entstanden sind, und es besteht die Möglichkeit, dass sie von den deutschen Steuerbehörden vorgelegt werden müssen.
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