Zachorowałeś w Polsce, ale pracujesz w Niemczech? To wcale nie jest rzadka sytuacja. Wystarczy krótka wizyta u rodziny czy zaplanowany urlop, który kończy się infekcją, by pojawiło się pytanie: czy polskie L4 jest honorowane w Niemczech? W 2025 roku odpowiedź jest teoretycznie prosta, bo unijne przepisy mówią jasno – tak, ale…no właśnie – ale. Bo wszystko rozchodzi się o detale, a niemieccy pracodawcy mają swoje oczekiwania co do formy, treści i sposobu zgłoszenia takiego zwolnienia. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje świadczenia nie przepadną, a wynagrodzenie chorobowe zostanie wypłacone w całości – warto wiedzieć, czego dokładnie się od Ciebie wymaga.
Jakie warunki musi spełniać polskie zwolnienie, żeby było ważne w Niemczech?
Nie wystarczy pójść do lekarza i dostać druk ZUS ZLA. Polskie zwolnienie lekarskie w Niemczech musi spełniać określone wymogi formalne. Kluczowa jest treść dokumentu – musi się w nim znaleźć jasna informacja o „Arbeitsunfähigkeit”, czyli niezdolności do pracy. Nie może to być ogólna wzmianka o chorobie. Jeśli lekarz wpisze tylko, że jesteś chory, bez precyzyjnego określenia niezdolności do pracy, Twój pracodawca może odrzucić takie zwolnienie. Dodatkowo potrzebne są: podpis lekarza, jego numer prawa wykonywania zawodu, daty początku i końca niezdolności, a przy dłuższych zwolnieniach – kod ICD. Braki formalne mogą skutkować nawet obniżeniem zasiłku chorobowego, dlatego dobrze jest sprawdzić wszystko dwa razy.
L4 z Polski w Niemczech: niezdolność do pracy to nie to samo co choroba – czego dokładnie oczekuje niemiecki pracodawca?
To często bagatelizowany szczegół, który potrafi mieć realne konsekwencje. Dla pracodawcy w Niemczech liczy się nie sama choroba, ale jej wpływ na zdolność do pracy. Dlatego formuła „niezdolny do pracy od… do…” musi znaleźć się na zwolnieniu. To wymóg, który bardzo jasno wynika z niemieckiego prawa pracy. Jeśli zwolnienie nie zawiera takiego sformułowania, nawet najlepiej przetłumaczone polskie L4 w Niemczech może zostać uznane za nieważne. To niestety częsty błąd – lekarze w Polsce wypisują standardowe druki, nie myśląc o zagranicznych wymogach. Dlatego najlepiej poprosić o wpisanie sformułowania „arbeitsunfähig” i upewnić się, że dokument będzie zawierał wszystkie wymagane dane – zanim go przekażesz dalej.
Papier czy PDF? Forma zwolnienia lekarskiego do Niemiec z Polski w 2025 roku ma znaczenie – i to coraz większe
Jeszcze kilka lat temu najważniejsza była treść. Teraz – równie istotna staje się forma. Niemiecki system coraz bardziej stawia na elektroniczne rozwiązania, a e-ZLA z Polski nie jest automatycznie przesyłane do pracodawcy za Odrą. Jeśli więc masz L4 z Polski do Niemiec, musisz je przekazać samodzielnie. W 2025 roku najlepiej sprawdzi się skan podpisanego zwolnienia w formacie PDF, wysłany mailem pierwszego dnia absencji. Wersja papierowa też jest dopuszczalna, ale trzeba ją dostarczyć w ciągu maksymalnie 7 dni kalendarzowych – najlepiej listem poleconym. Jeśli Twój pracodawca używa systemu elektronicznego i nie znajdzie tam Twojego L4 – może po prostu uznać, że nie dostarczyłeś żadnego zwolnienia.
Nie tylko treść, ale i forma – jak poprawnie przekazać zwolnienie z Polski pracodawcy w Niemczech?
Samo wystawienie zwolnienia to dopiero początek. Kolejny krok to jego przekazanie. I tutaj liczy się czas, forma i komunikacja. Po pierwsze – musisz poinformować pracodawcę o swojej nieobecności najpóźniej pierwszego dnia choroby – telefonicznie lub mailowo. Najlepiej od razu określić przewidywaną długość absencji. Jeśli tego nie zrobisz, po trzech dniach ryzykujesz utratę prawa do 100% wynagrodzenia za czas choroby. Po drugie – dokument musi dotrzeć do pracodawcy w ciągu 7 dni. Jeśli wysyłasz skan, warto upewnić się, że pracodawca go odebrał. W przypadku wersji papierowej – najlepiej mieć potwierdzenie nadania. W przeciwnym razie Twoje zwolnienie lekarskie do Niemiec z Polski może zaginąć w systemie, a Ty zostaniesz bez świadczeń.
Polskie L4 w Niemczech – co się stanie, jeśli nie poinformujesz pracodawcy o chorobie na czas?
To jeden z tych aspektów, który bywa lekceważony – a ma realne konsekwencje finansowe. W Niemczech obowiązuje zasada: jeśli nie zgłosisz choroby w odpowiednim czasie, pracodawca może nie wypłacić pełnego wynagrodzenia. System „Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall” działa na Twoją korzyść – ale tylko wtedy, gdy dotrzymasz formalności. Dlatego opóźnienie w zgłoszeniu może oznaczać potrącenia z wypłaty, a jeśli zwolnienie wpłynie po terminie – pracodawca ma prawo zakwestionować jego zasadność. Co więcej, zwolnienie lekarskie polskie do Niemiec nie może być dostarczone „przy okazji” – liczy się konkretna data wpłynięcia i udokumentowanie przyczyny nieobecności.
ZUS, e-ZLA i niemiecki system – co działa automatycznie, a co trzeba zanieść samodzielnie?
Chociaż Polska wdrożyła e-ZLA, a Niemcy mają swój elektroniczny system, te dwa światy nie do końca się ze sobą komunikują. Oznacza to, że Twój pracodawca w Niemczech nie ma dostępu do zwolnień wystawionych w systemie PUE ZUS. Dlatego nawet jeśli Twoje L4 polskie w Niemczech powstało elektronicznie – i tak musisz zadbać o fizyczny dowód: wydruk, skan lub PDF z podpisem lekarza. To trochę uciążliwe, ale wciąż konieczne. W praktyce najczęściej wystarczy przesłać dokument mailem lub dostarczyć pocztą. Jeśli pracodawca tego nie dostanie – może potraktować Twoją nieobecność jak nieusprawiedliwioną.
Czy niemiecki pracodawca może zakwestionować Twoje zwolnienie? Kiedy i jak to robi?
Tak – i to nawet wtedy, gdy Twoje L4 jest wystawione zgodnie z przepisami. Każdy pracodawca w Niemczech ma prawo zlecić tzw. kontrolę medyczną, czyli ocenę zwolnienia przez niezależny organ – Medizinischer Dienst. Jeśli pojawią się wątpliwości, co do zasadności dokumentu, pracodawca może skontaktować się z Twoim lekarzem, ale tylko za Twoją zgodą. Dodatkowo – jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, możesz stracić prawo do części świadczeń, a zwolnienie lekarskie polskie w Niemczech może zostać unieważnione. W 2024 roku aż 12% zwolnień wystawionych za granicą było weryfikowanych – więc warto mieć wszystko „na czysto”.
Pracujesz w Niemczech, ale jesteś zatrudniony w Polsce? Zasady delegowania a zwolnienie lekarskie
Sytuacja wygląda inaczej, jeśli pracujesz w Niemczech, ale formalnie jesteś zatrudniony przez polskiego pracodawcę. Wtedy składki chorobowe są opłacane w Polsce, a obowiązują Cię przepisy ZUS. Nie oznacza to jednak, że możesz pominąć zasady obowiązujące w Niemczech. Nadal musisz przekazać polskie L4 do Niemiec, zadbać o tłumaczenie i spełnienie wszystkich wymogów formalnych. Co ważne – pracodawca ma obowiązek przechowywania przetłumaczonych zwolnień przez 4 lata, w razie kontroli z Finanzamt. I choć część procedur może wyglądać na nadmiarowe, ich niedopełnienie może się po prostu nie opłacać.
Co grozi za błędne lub nieuzasadnione L4? Konsekwencje prawne i finansowe
Na koniec – trochę o ryzykach. Jeśli dokument zostanie zakwestionowany lub uznany za nieprawidłowy, możesz mieć problem nie tylko z wypłatą świadczeń. W skrajnych przypadkach fałszywe lub niewłaściwie wystawione zwolnienie może zostać potraktowane jako przestępstwo, zagrożone nawet karą do 5 lat pozbawienia wolności (§ 267 StGB). Co więcej – zwolnienie lekarskie polskie do Niemiec, które nie spełnia warunków formalnych, może skutkować obniżeniem zasiłku chorobowego do 60% wynagrodzenia, a pracodawca może potrącić Ci dniówki z wypłaty. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół – od sformułowań po daty i podpisy. To naprawdę robi różnicę.
Chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty i rozliczenia są w porządku? Skorzystaj z aplikacji do zwrotu podatku Taxando i zrób to po ludzku – bez stresu, formalizmów i barier językowych.
Maciej Wawrzyniak to doświadczony przedsiębiorca, którego firmy co roku opracowują ponad 40 000 deklaracji podatkowych. Jako współzałożyciel Taxando, wnosi do projektu swoje doświadczenie i wiedzę w dziedzinie finansów,marketingu i podatków.
Prywatnie Maciej jest miłośnikiem sportowych wyzwań, gry na gitarze i pływania w jeziorze. Jest również dumnym ojcem trzech synów.
