Ryczałt na materiały biurowe to jeden z aspektów, na które warto zwrócić uwagę podczas składania zeznania podatkowego w Niemczech. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem etatowym, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, możliwość odliczenia kosztów na sprzęt i materiały biurowe może znacząco wpłynąć na ostateczną kwotę podatku do zapłaty. Ale jak właściwie uwzględnić ten ryczałt w niemieckim systemie podatkowym? Czy warto skorzystać z pomocy specjalistycznego oprogramowania, czy doradcy podatkowego? W tym artykule postaramy się przybliżyć te kwestie, aby proces rozliczenia podatkowego był dla Ciebie jak najmniej skomplikowany i jak najkorzystniejszy – zapraszamy!
Koszty uzyskania przychodu – czy można odliczyć od podatku wydatki na materiały biurowe?
Wyposażenie potrzebne do pracy zawodowej obejmuje różne elementy, takie jak narzędzia, standardowe ubrania robocze czy specjalistyczne publikacje. Narzędzia to wszelkie przedmioty, które są niezbędne do realizacji zadań w ramach wykonywanego zawodu. Nie ograniczają się one tylko do przedmiotów materialnych jak komputer; mogą to być również niematerialne zasoby jak oprogramowanie czy prywatna linia telefoniczna.
Kluczowe jest, aby sprzęt był wykorzystywany głównie w celach zawodowych. Jeżeli używasz go w ponad 90% do celów związanych z pracą, możesz odliczyć jego pełne koszty. Jeśli jednak korzystasz z niego również prywatnie, nawet w niewielkim stopniu, konieczne będzie podzielenie wydatków. W przypadku, jeśli jest to podzielone, możesz określić i odliczyć tylko te koszty, które są związane z działalnością zawodową pod warunkiem, że potrafisz je oszacować i udowodnić to urzędnikom.
Jakie wydatki na materiały biurowe można odliczyć od podatku?
Koszty uzyskania przychodu są to wydatki, które poniesiono, aby zarobić, zabezpieczyć czy też utrzymać przychody. Można je odliczyć od sumy dochodu, co w efekcie obniża należny podatek dochodowy.
W zasadzie do odliczenia kwalifikują się wszystkie materiały biurowe niezbędne do wykonywania pracy – pod warunkiem że nie zostały wcześniej opłacone przez pracodawcę. Dla urzędu skarbowego nie ma też znaczenia, czy praca była wykonywana w firmie, czy w domu. Możesz odliczyć między innymi następujące artykuły biurowe:
- papier do drukarki,
- przybory do pisania,
- teczki, zszywacze,
- długopisy, zszywki,
- urządzenia techniczne,
- oprogramowanie.
Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu – automatyczne odlecenie podczas składania deklaracji podatkowej
W Niemczech istnieje możliwość automatycznego odliczenia stałej kwoty kosztów uzyskania przychodu, która wynosi 1280 euro. Opcja ta jest dostępna dla pracowników etatowych. Zostaje ona uwzględniona podczas składania deklaracji w urzędzie i nie wymaga podejmowania przez podatnika żadnych działań. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą (Gewerbe) muszą udokumentować rzeczywiście poniesione koszty uzyskania przychodu.
Jeżeli faktyczne koszty, które poniesiono, są wyższe niż ta ryczałtowa kwota, można złożyć wniosek o wyższe odliczenie. W takim przypadku konieczne jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji. Trzeba będzie potwierdzić na przykład koszty dojazdu do miejsca pracy, czas spędzony na pracę, odległość między domem a miejscem pracy czy też wydatki na używany środek transportu.
Ryczałt na materiały biurowe w zeznaniu podatkowym
Wydatki na sprzęt roboczy można wprowadzić do Twojego zeznania podatkowego jako koszty związane z generowaniem przychodu podczas rozliczenia na platformie ELSTER. Wystarczy wpisać ich sumę w wierszu 41 Załącznika N w pozycji „wydatki związane z dochodem”.
W Niemczech istnieje możliwość odliczenia kosztów zakupu tzw. aktywów o niskiej wartości (niem. Geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG) zgodnie z paragrafem 6 ustęp 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Od 1 stycznia 2025 roku limit ten wynosi 1250 euro netto (bez VAT). Oznacza to, że jeśli wartość netto danego środka trwałego nie przekracza tej kwoty, można go w całości odliczyć w roku zakupu.
Aby kwalifikować się do tego odliczenia, zakupione przedmioty muszą spełniać warunki:
- Są samodzielnie użytkowalne, czyli mogą być używane niezależnie od innych urządzeń (np. biurko, fotel biurowy).
- Ich wartość netto nie przekracza wspomnianego limitu.
Ryczałt na materiały biurowe – czy trzeba przesyłać paragony i faktury?
Do zeznania podatkowego nie musisz przesyłać paragonów i rachunków za zakupione materiały biurowe. Dostarczasz je tylko wtedy, gdy urząd skarbowy ma pytania i prosi o udowodnienie poniesionych kosztów.
Podczas składania deklaracji podatkowej wystarczy, że uzupełnisz informacje o swoich wydatkach w dostępnym formularzu online lub w dedykowanej aplikacji do rozliczeń. Ważne jest, aby starając się o odliczenie materiałów biurowych zachować wszystkie potwierdzenia tych wydatków na wypadek, gdyby urząd skarbowy miał dodatkowe pytania. Jeśli będą potrzebne jakiekolwiek dodatkowe dokumenty, urząd skarbowy na pewno się z Tobą skontaktuje.
Dlatego jeżeli chcemy starać się o odliczenie materiałów biurowych od podatku, powinniśmy zachować wszelkie paragony, rachunki czy faktury, aby posiadać potwierdzenie rzeczywistych wydatków.
Zryczałtowany podatek od materiałów biurowych – jakie dokumenty mogą potwierdzać wydatki?
Jeśli planujesz odliczyć pewne wydatki w ramach rozliczenia podatkowego, konieczne jest, abyś posiadał na to stosowne dowody. To jedyny sposób, by udowodnić przed urzędem skarbowym, że rzeczywiście poniosłeś te koszty. Mogą to być na przykład:
- paragony – rachunki za zakupy,
- faktury, w tym te za usługi rzemieślnicze,
- umowy – kupna czy najmu,
- wyciągi z konta bankowego,
- inne dokumenty – rachunki za media czy schematy i zdjęcia z domowego biura.
Jeżeli planujesz odliczenie kosztów na sprzęt biurowy w niemieckim rozliczeniu podatkowym, warto rozważyć użycie dedykowanego programu do zwrotów podatkowych z Niemiec lub skonsultować się z ekspertem ds. podatków. Jeśli napotykasz trudności w przygotowaniu swojego zeznania, istnieją narzędzia, które mogą Ci w tym pomóc. Na przykład, aplikacja do rozliczeń Taxando służąca jako Twój doradca podatkowy, która umożliwia wypełnienie niemieckiej deklaracji podatkowej w języku polskim, eliminując problem barier językowych. Skorzystaj z naszego nowoczesnego narzędzia już dziś – zapraszamy!
Maciej Szewczyk to konsultant IT, menadżer ds. innowacji i tłumacz przysięgły języka niemieckiego, specjalizujący się w polskim i niemieckim prawie podatkowym.
Zdobywał doświadczenie jako konsultant w projektach informatycznych realizowanych dla wielu międzynarodowych firm. W 2017 roku założył startup taxando GmbH, w ramach którego opracował innowacyjną aplikację podatkową Taxando, ułatwiającą składanie rocznych rozliczeń podatkowych.
Maciej Szewczyk łączy ekspertyzę w zakresie technologii z dogłębną znajomością przepisów podatkowych, co czyni go ekspertem w swojej dziedzinie.
Prywatnie szczęśliwy mąż i ojciec, mieszka wraz z rodziną w Berlinie.
